Что вы видите и делаете в Личном кабинете клиента¶

Главный вопрос заказчика к аутсорсеру — «выйдут ли люди и сколько реально пришло». Личный кабинет клиента отвечает на него без звонка менеджеру: вы отправляете запрос на услуги — нужный объём и сколько человек под него нужно, — а дальше в реальном времени видите, как он закрывается: кого подобрали, кто в пути, кто уже на месте. А когда работа сделана, вы прямо в кабинете видите отчёт о выполнении, сверяете цифры (что сделано, какие объёмы и суммы) и принимаете его — или отклоняете. Эта статья — карта кабинета: что он вам даёт под каждую из ваших задач.

Приёмка отчёта прямо в системе снимает с вас ручную сверку с аутсорсером. Не нужно сводить акты и реестры по почте и в таблицах, чтобы понять, за что вам выставили счёт: система показывает выполненную заявку с её цифрами, вы сверяете и согласовываете её одним действием. Это прямой способ срезать затраты на сверки и убрать спорные часы до того, как они попадут в оплату.

Кабинет работает одинаково и для одной точки, и для сети: диспетчер службы доставки заказывает услуги грузчиков на разгрузку и принимает выполнение по своим заявкам, директор магазина — услуги линейного персонала своей точки, а супервайзер видит общую картину по всем точкам куста.

Вы заказываете услуги, а не нанимаете людей¶

В кабинете вы — сторона спроса. Вы отправляете запрос на услуги: какая услуга, в каком объёме, по какому адресу и на какую дату — и сколько человек нужно, чтобы этот объём закрыть. Дальше за дело берётся аутсорсер — это он подбирает исполнителей и ведёт их. Вам не нужно искать людей и держать связь с каждым: вы заявляете потребность в услугах и наблюдаете, как её закрывают.

Запрос в кабинете называется заявкой. Создать её можно двумя путями:

одну заявку — прямо в кабинете кнопкой Создать заявку;
много сразу — загрузить файлом. Это для тех, у кого десятки точек: вместо ручного ввода вы грузите файл со всеми заявками. Как это сделать — см. Как создать заявку.

«Что происходит прямо сейчас» — видно по статусу¶

Ради этого кабинет и нужен. Не дозваниваться, не уточнять «ну как там» — заявка сама показывает свой шаг. Она идёт по цепочке:

Новая → Поиск исполнителя → Назначен → В пути → На месте → Проверка табеля → Выполнена.

По статусу вы сразу понимаете, на какой стадии каждая точка: люди ещё подбираются, уже выехали или уже на месте. Если что-то сорвалось — это тоже видно (статусы Отмена, Срыв заявки и другие). Полная расшифровка — Статусы заявки и взаиморасчётов.

Один и тот же список заявок открывается в трёх разрезах — берите тот, что отвечает на ваш вопрос сейчас:

Список V2.0 (или просто Список) — таблица с фильтрами и поиском. Сюда идёте, когда надо найти конкретную заявку или окинуть всё взглядом.
Шахматка — заявки разложены по датам, как расписание. Видно загрузку по дням: где густо, где пусто.
На карте — заявки привязаны к адресам на карте. Удобно, когда точки разбросаны по городу или региону.

«Список V2.0» и «Список» — это два варианта одного списка заявок; какой открыт у вас, зависит от настройки кабинета. Заявки за ними одни и те же.

Вы участвуете ровно настолько, насколько нужно вам¶

Кабинет не навязывает один способ работы — он подстраивается под то, как устроено у вас. По ходу заявки вы можете либо сами фиксировать факты (отметить, что человек пришёл, проверить объём), либо просто наблюдать и согласовывать результат, оставив всё ведение аутсорсеру.

Действия по исполнителям вы применяете прямо из списка — выделяете строки и жмёте нужное (набор зависит от текущего статуса):

Подтвердить — принять предложенного исполнителя на заявку;
Пришёл — отметить, что исполнитель на месте;
Снять — убрать исполнителя с заявки;
Вернуть на адрес — вернуть в работу заявку, которая сорвалась или была отменена.

Отдельно у выполненной заявки есть согласование с вашей стороны. Когда заявка дошла до статуса Выполнена, вы видите отчёт о выполнении — кто работал, сколько часов, какие объёмы и сумма — и принимаете его кнопкой Согласовать (или Отменить согласование, если цифры не сходятся). Это и есть ваша приёмка результата: согласовываете вы не саму заявку, а отчёт о том, как она выполнена. Открыв карточку заявки, вы видите её начинку: какие услуги, сколько исполнителей нужно по каждой, фото с места и текущий статус.

Где аутсорсер ведёт исполнителей, оформляет их акты и выплаты, налоги самозанятых — этого контура в вашем кабинете нет, и вам он не нужен: это отношения аутсорсера с исполнителями. Ваша зона — спрос и его закрытие.

Многоточечный надзор: где проседает¶

Если у вас десятки магазинов или маршрутов, главная боль — не утонуть в деталях и увидеть слабое место. Кабинет обслуживает оба уровня: каждая точка отправляет запросы на услуги и принимает выполнение по своим запросам, а тот, кто отвечает за куст, смотрит общую картину по всем точкам. Самих исполнителей ведёт аутсорсер, а не точка. Фильтры в списке, разбивка по дням в Шахматке и карта дают свести всё в одну панораму и заметить, где явка проседает, не открывая каждую заявку по отдельности.

Для тех, кто грузит заявки пачками, есть раздел История импорта: там видно каждую загрузку — дата, файл, отчёт о результате и статус (Формируется → Готово, либо С ошибками, и тогда отчёт покажет, что именно не загрузилось). Это ваш контроль, что массовый завоз заявок прошёл целиком.

Сколько я должен и где закрывающие — для бухгалтерии¶

Деньги в кабинете — это ваши взаиморасчёты с аутсорсером за оказанные услуги (не с исполнителями). Здесь вы согласуете счета и забираете документы для бухгалтерии.

Взаиморасчеты — счета (сверки) за период: дата и номер, филиал, сумма, статус оплаты, дедлайн. У каждой строки — сканы закрывающих документов и выгрузка детализации в файл. Сверка идёт по статусам Новая → Согласована → В оплате → Оплачена; новую вы подтверждаете кнопкой Согласовать — это ваш шаг, после него она уходит к оплате. Рядом с пунктом меню — счётчик новых документов, чтобы свежие сверки не терялись.
Баланс — счета на пополнение баланса (дата, номер, сумма, файл счёта); здесь же формируете новый счёт на пополнение.
Инфо — реквизиты вашей организации (форма, наименование, ИНН/КПП, банк, адреса, контактное лицо). Они подставляются в документы, поэтому держите их актуальными.

Долг перед глазами с любого экрана. Внизу бокового меню — плашка Не оплачено: сколько заявок не оплачено и на какую сумму, с разбивкой «Из них»:

в оплате — оплата уже запущена;
не согласованы — заявки ещё ждут вашего согласования.

Так вы сразу видите не только размер долга, но и что его тормозит — деньги в процессе или ваше согласование, которое стоит сделать.

Набор пунктов меню настраивается под вашу организацию, поэтому часть разделов у вас может быть скрыта — это нормально. Обзор выше описывает полный состав.