Как работать с разделом «Суточные»

Помогает начислять исполнителю посуточную надбавку или удержание: дневную ставку, которая набегает за каждый рабочий день внутри заданного периода.

⚠️ «Суточные» — это начисление, а не выплата. Раздел только фиксирует, сколько исполнителю причитается (или сколько с него удерживается). Сами деньги исполнитель получает отдельно, в общем порядке выплат. Если вы начислили суточные, а денег у исполнителя «не прибавилось» — так и должно быть на этом шаге.

Куда заносить проживание. Если вы компенсируете жильё исполнителю посуточно — по дням, дневной ставкой — вы на месте: это и есть суточные. Если же вы платите за жильё поставщику (хостелу) разовой суммой за период — это не суточные, такой расход заносится в разделе «Закупки и Компенсации».

Когда это нужно

Когда вы компенсируете исполнителю проживание (хостел) посуточно — фиксированной суммой за каждый отработанный день, а не одной выплатой за весь период. Тем же разделом задаётся и обратное — посуточное удержание с исполнителя.

Раздел «Суточные» — это посуточная компенсация проживания исполнителю: дневная ставка набегает за каждый рабочий день. В учёте любое такое начисление жёстко проходит по статье затрат «Проживание» — назначение не выбирается, поля для этого нет. Отдельного экрана для учёта самих общежитий или мест в системе нет.

Шаги

1. Откройте «Финансы» → «Суточные».
2. В поле «Исполнитель» выберите того, кому начисляете.
3. В поле «Тип» выберите:
4. «Компенсация» — надбавка в пользу исполнителя;
5. «Удержание» — вычет с исполнителя.
6. В поле с подсказкой «за рабочий день» укажите дневную ставку.
7. Нажмите «Утвердить суточные, с» и задайте дату, с которой начинается начисление.
8. Когда нужно остановить начисление — нажмите «Прекратить начисление суточных с» и задайте дату окончания. Если дату конца не задавать, начисление действует бессрочно.

«Утвердить суточные, с» задаёт ставку и дату начала — создаёт запись суточных. Само начисление по дням она ещё не делает.

«Обновить суточные» пробегает выходы исполнителя за период действия суточных и на каждый выход создаёт отдельную операцию «Компенсация проживания за ДД.ММ.ГГГГ» (а если операция за этот день уже есть — обновляет её сумму). Именно этой кнопкой начисляются деньги, в том числе за уже отработанные («прошлые») дни. В строке таблицы кнопка считает по одному исполнителю, «Обновить или утвердить суточные для всех» — по всем исполнителям с суточными сразу.

ℹ️ «Обновить» работает молча — в самой таблице суточных ничего не меняется, и это нормально. Начисления ложатся отдельными операциями на счёт исполнителя: их видно в его карточке, во вкладке «Взаиморасчёты», и в ведомости — а не в таблице суточных. Поэтому сразу после клика кажется, что ничего не произошло: на деле за каждый отработанный день периода создалась компенсация.

В таблице по каждому исполнителю видно три значимых столбца:

• «Компенсация за рабочий день» — это заданная дневная ставка по исполнителю: сумма за один рабочий день. Это ставка за день, по которой система считает начисление, а не итог за весь период. Для компенсации за неполный день начисляется пропорционально отработанным часам; для удержания за каждый рабочий день списывается полная ставка независимо от часов (см. «Как это считается»). Для типа «Удержание» ставка показывается со знаком минус — это вычет с исполнителя, а не надбавка.
• «Действует с» и «Действует по» — период, в котором действует эта ставка (пустое «Действует по» — значит бессрочно).

Как это считается

Сумму вручную вводить не нужно — её собирает система. За каждый рабочий день исполнителя внутри заданного периода начисляется дневная ставка. Как именно считается ставка за день — зависит от типа:

Компенсация (надбавка) — зависит от отработанных часов. Полной дневной нормой считается 11 часов: отработал в этот день 11 часов или больше — начисляется вся дневная ставка; меньше — пропорционально, по формуле ставка × отработанные часы ÷ 11.

Например, при дневной ставке 700 ₽:

• за 11 часов и больше — 700 ₽ (полная ставка);
• за 8 часов — 700 × 8 ÷ 11 ≈ 509 ₽.

Если за день у исполнителя несколько выходов, их часы складываются (но в сумме тоже не больше 11 за день). Компенсация увеличивает то, что причитается исполнителю: сумма проходит как затрата на проживание в пользу исполнителя.

Удержание — всегда полная дневная ставка за каждый рабочий день, без пропорции по часам. Сколько бы часов исполнитель ни отработал в этот день (хоть 2, хоть 11) — удерживается вся заданная ставка. Удержание вычитается у исполнителя.

Как изменить или остановить начисление

Запись суточных нельзя отредактировать или удалить напрямую — кнопок «изменить» и «удалить» в разделе нет. Это частый стопор.

Чтобы поменять дневную ставку или тип:

1. Завершите текущую запись — задайте дату в «Прекратить начисление суточных с».
2. Создайте новую запись с нужными параметрами через «Утвердить суточные, с».

Так у вас остаётся честная история: до даты конца действовала старая ставка, после — новая.

Если что-то пошло не так

• Начислил суточные, а денег у исполнителя нет. Так и задумано: суточные — это начисление, а не выплата. Раздел фиксирует, сколько причитается; деньги уходят отдельно, в общем порядке выплат.
• Не получается изменить запись — нет кнопки «редактировать». Записи суточных не редактируются напрямую. Завершите текущую (дата в «Прекратить начисление суточных с») и создайте новую — см. раздел выше.
• Нет доступа к суточным. Управлять суточными может администратор инстанса или сотрудник, которому открыт доступ к суточным. Если кнопок и полей не видно — вопрос прав доступа, обратитесь к тому, кто настраивает пользователей в вашей компании.

Что дальше

• Платите за жильё поставщику (хостелу) разовой суммой за период, а не исполнителю по дням? Такой расход заносится в разделе «Закупки и Компенсации».