Как загрузить и обновить свои шаблоны документов

Договоры, акты и счета система верстает по вашим .docx-шаблонам: подставляет в них реквизиты, ФИО, суммы и даты из заявки. Загрузите свои шаблоны — и документы будут выходить с вашими реквизитами, подписью и печатью.

Когда это нужно

Один раз при настройке кабинета (и потом, когда поменялся бланк, реквизиты или подпись). Пока свой шаблон не загружен, документ собирается по типовому — без вашего оформления.

Где это

Откройте Настройки → Шаблоны документов.

На экране — таблица из двух колонок:

• «Документ» — тип документа (договор, акт, счёт и т.д.);
• «Файл» — загруженный шаблон: его можно посмотреть, скачать или заменить.

Каждая строка — это один уже загруженный шаблон. Внизу всегда есть пустая строка для добавления нового.

Загрузить новый шаблон

1. В нижней строке таблицы откройте список «Тип» и выберите, для какого документа это шаблон (полный перечень — в таблице ниже).
2. Приложите файл — формат .doc или .docx.
3. Нажмите «Добавить». При успехе появится сообщение «Файл успешно загружен», и шаблон встанет отдельной строкой в таблице.

С этого момента документы такого типа система собирает по вашему файлу.

Какие типы можно загрузить

В списке «Тип» доступно восемь типов документов — это то, что можно выбрать и загрузить (в самой таблице видны только уже загруженные шаблоны):

Тип в списке	Для чего
Акт	Акт сдачи-приёмки оказанных услуг
Акт СМЗ	Акт для исполнителя-самозанятого
Договор с клиентом	Договор между вашей компанией и заказчиком
Договор с cамозанятым	Договор с исполнителем-самозанятым
Договор с ГПХ	Договор гражданско-правового характера
Трудовой договор	Трудовой договор с исполнителем
Счёт	Счёт на оплату
Уведомление о смене реквизитов	Уведомление об изменении банковских реквизитов

В каком процессе какой документ участвует — в обзоре Какой документ для чего.

УПД здесь нет. Универсальный передаточный документ заказчику система формирует сама в формате XML, отдельно от .docx-шаблонов, — загружать свой файл под него не нужно.

Какие данные подставятся: список тегов

Чтобы документ заполнился автоматически, в .docx-шаблоне расставляют теги-подстановки — метки, на место которых система впишет реальные данные.

Чтобы увидеть теги, доступные для конкретного типа, кликните по названию документа в колонке «Документ». Ниже появится таблица тегов из двух колонок:

• «Значение в шаблоне» — что означает тег (например, «Исполнитель, ФИО», «Заказчик», «Номер акта»);
• «Переменная» — сама метка, которую вы вставляете в .docx.

Среди подстановок — реквизиты вашего юрлица, ФИО исполнителя, данные заказчика, услуга, номер и дата акта. Набор тегов у разных типов документов отличается — смотрите его на том типе, который настраиваете.

Подпись и печать подставляются автоматически из карточки вашего юрлица (раздел «Мои юр. лица», поля подписи и печати) — отдельно вставлять их в шаблон не нужно. При этом в самой таблице тегов их может не быть, поэтому не ищите их среди переменных.

Заменить или удалить файл

У уже загруженного шаблона в колонке «Файл» есть превью .docx и две иконки:

• скачать (стрелка вниз) — выгрузить текущий файл, например чтобы поправить его;
• заменить (карандаш) — загрузить новый .docx вместо старого.

Удалить шаблон целиком можно кнопкой в последнем столбце строки — система попросит подтверждение. После удаления документы этого типа снова собираются по типовому шаблону.

Если что-то пошло не так

• Кнопка «Добавить» подсвечивает ошибку «Выберите тип документа» — не выбран тип в списке «Тип». Выберите его и повторите.
• Сообщение «Выберите файл» — тип выбран, но файл не приложен.
• Файл не принимается — проверьте формат: подходит только .doc или .docx.
• В готовом документе тег остался текстом (например, WORKER_NAME) — значит, метка в .docx записана не так, как в колонке «Переменная». Сверьте написание с таблицей тегов этого типа.