Как предложить заявку исполнителям: адресно или открыто многим

Заявку нужно укомплектовать людьми. Есть два способа: предложить её конкретным исполнителям самим или открыть свободным исполнителям, чтобы они взяли её через ЛК СМЗ. Ниже — как сделать оба и почему нужного исполнителя иногда не видно в списке.

Кому доступно: сотрудникам, у чьей роли открыта работа с заявками (в стандартном наборе — роль Менеджер). Менеджер видит и комплектует только заявки и исполнителей своих клиентов; точный состав прав — в Настройки → Роли (роли и видимость).

Когда это нужно

Заявка создана — теперь на неё нужны исполнители. Если вы знаете нужного исполнителя, удобнее предложить заявку адресно. Если вам всё равно, кто возьмёт, лишь бы заявку закрыли, — откройте её свободным исполнителям и не добавляйте каждого вручную.

Исполнителю заявка предлагается — он откликается и берёт её сам. Даже когда вы добавляете человека адресно, он принимает заявку у себя в ЛК СМЗ.

Способ 1. Предложить адресно

Если знаете нужного исполнителя — добавьте его в заявку сами. Заявка появится у него в ЛК СМЗ как предложенная, он её примет. Сделать это можно через карточку заявки (открыв её из списка или из Смарт-табеля) или прямо в теле Смарт-табеля, не открывая карточку.

Через карточку заявкиВ теле Смарт-табеля

1. Откройте карточку заявки — из списка заявок или из Смарт-табеля (это одна и та же заявка, два входа).
2. В составе по нужной услуге начните вводить фамилию или телефон в поле «Новый исполнитель» — система подскажет подходящих.
3. Выберите человека из списка — он добавится в заявку на эту услугу.

Карточка заявки: поле «Новый исполнитель» с подсказками подходящих исполнителей.

Исполнителя можно предложить прямо в таблице, не открывая карточку:

1. Откройте Смарт-табель NEW и включите режим «Планирование».
2. В нижней свободной строке откройте «Новый исполнитель» и выберите человека (затем — услугу).
3. Кликните по ячейке на пересечении исполнителя и дня нужной заявки — заявка будет предложена этому исполнителю (запланирована на него), ячейка станет синей.

В теле Смарт-табеля: в строке «Новый исполнитель» выбираете человека, затем кликом по дню заявки планируете его на неё.

Когда мест на услугу уже набрано столько, сколько нужно, добавить ещё одного на неё не получится — система скажет, что услуга занята. Снимите кого-то или увеличьте число исполнителей на заявке.

Подробно про работу с составом заявки — карточка из списка и карточка в табеле.

Способ 2. Открыть свободным исполнителям

Список заявок: снятая галка «Скрыть от свободных исполнителей» — заявка открыта.

Чтобы заявку могли взять любые подходящие исполнители сами, она должна быть открытой. За это отвечает признак «Скрыть заявку от свободных исполнителей» (колонка в списке заявок):

• галка снята — заявка открыта: подходящие свободные исполнители видят её в своём ЛК СМЗ и берут сами;
• галка стоит — заявка закрыта (адресная): её видят только те, кого вы добавили вручную.

Открытую заявку видят не все подряд, а только подходящие: исполнитель должен быть в том же регионе, что и объект заявки, и у заявки должно быть согласовано время подачи. Поэтому открытая заявка комплектуется сама, без ручного перебора, но в рамках вашей географии.

Свободному исполнителю система не даст взять заявку, если он заблокирован, без действующих документов или реквизитов, а для онлайн-выплат — если он не самозанятый или превысил годовой лимит дохода. Это его сторона: вы это увидите как «заявку никто не берёт».

Если что-то пошло не так

Самый частый вопрос: добавляете адресно, а нужного человека в подсказках нет. Почти всегда дело в фильтрах видимости, а не в поломке.

Что происходит	Почему	Что сделать
Исполнителя нет в подсказках при добавлении	По умолчанию в выборе показаны только исполнители, привязанные к клиенту этой заявки	Привязать исполнителя к клиенту — привязка к клиентам
Исполнителя нет, хотя к клиенту привязан	У исполнителя задан регион, и он не совпадает с регионом объекта	Проверить регион исполнителя и объекта
Исполнителя-иностранца нет в подсказках, хотя он не заблокирован и регион совпадает	Срок миграционной карты не в порядке: «Дата окончания» в карточке истекла, истекает сегодня или вовсе не заполнена. Система молча убирает такого исполнителя из списка, ошибки не показывает. Граждан РФ это не касается	Открыть карточку исполнителя и вписать или обновить «Дату окончания» на будущую дату (просроченная подсвечена красным, пустая — нет). Подробнее — документы исполнителя
Менеджер вообще не видит заявку или исполнителей клиента	Менеджер ограничен своими клиентами: чужих исполнителей и заявки ему не показывают	Это настройка доступа, не ошибка — роли и видимость, привязка к клиентам
Исполнителя нет нигде в подсказках	Он заблокирован — заблокированным заявки не предлагаются	Снять блокировку — исполнители
Открытую заявку никто не берёт	Нет подходящих по региону свободных исполнителей, либо у заявки не согласовано время подачи	Предложить адресно или проверить регион и время подачи
Добавили адресно, но у исполнителя заявки в ЛК СМЗ нет или он не может её принять	Дело на его стороне: исполнитель заблокирован, без действующих документов или реквизитов, а для онлайн-выплат — не самозанятый или превысил годовой лимит дохода	Проверить статус и документы исполнителя — исполнители

Показ только привязанных исполнителей — это настройка стенда (её можно изменить), а не жёсткое правило. Если вашей команде нужно видеть всех исполнителей при добавлении независимо от привязки, обратитесь в поддержку — это включается на стороне GetTask.

Что дальше

После того как исполнитель принял заявку, отслеживайте ход по статусам заявки и статусам исполнителя. Если кто-то не вышел или его нужно заменить — снять или заменить исполнителя.