Как создать операцию вручную и по шаблону

Иногда операцию нужно занести руками: нетиповая ситуация, возврат, выдача под отчёт. Эта статья — про форму создания операции на странице «Журнал операций»: как создать типовую операцию по шаблону и как занести нетиповую вручную.

Когда это нужно

Большинство операций система создаёт сама — при выплате ведомости, закрытии сверки, оплате закупки. Руками операцию заносят, когда готового сценария нет: вернули деньги по закупке, выдали наличные под отчёт, удержали залог, отразили уплату налога.

Канон — по шаблону. Шаблон сам подбирает счета учёта и привязывает операцию к нужному документу — вам не нужно знать, куда и откуда переводить деньги. Вручную выбирать счета стоит только там, где подходящего шаблона нет.

Шаги: по шаблону (основной путь)

Форма создания операции — справа на странице «Журнал операций».

1. Выберите нужный шаблон в поле «Шаблон» (список — в таблице ниже). Появятся поля, нужные именно этому шаблону.
2. Заполните появившиеся поля. Если шаблон просит указать кассу или расчётный счёт — выберите его в панелях «50 Счёт» / «51 Счёт».
3. Проверьте остальные поля:
   • счета система подставит сама;
   • «Сумма» и «Комментарий» по операциям из документа подтянутся из него;
   • «Дата» и «Время» уже заполнены текущим моментом — поправьте при необходимости.
4. Нажмите «Создать». Операция появится внизу страницы, в таблице свежих операций.

⚠️ Операция сразу меняет остатки по счетам. Перед нажатием «Создать» проверьте сумму и счета — отмены «в один клик» здесь нет.

Шаги: вручную (нетиповое)

Если подходящего шаблона нет, операцию заносят без него: оставьте поле «Шаблон» пустым и заполните «Дебет», «Кредит»¹, «Сумма», «Комментарий», дату и время. Счёт в дебет или кредит удобно подставить кнопками «+Д» / «-К» напротив счёта в дереве слева.

Путь по шаблону надёжнее: он сам подбирает счета и связывает операцию с документом, поэтому к ручному переходите только для действительно нетиповых случаев.

Какой шаблон для чего

Шаблон	Для чего
Оформить возврат ТМЦ	Отменить закупку материалов — например, товар вернули поставщику
Вернуть оплату за закупку/компенсацию	Отразить возврат денег по уже оплаченной закупке или компенсации
Оплатить закупку/компенсацию	Провести оплату расхода из раздела «Закупки и Компенсации». Оплатить можно только одобренный расход
Выдача подотчетному лицу	Выдать наличные сотруднику под отчёт — см. ниже
Возврат остатка подотчетной суммы	Принять обратно неизрасходованный остаток — см. ниже
Внесение залога	Удержать с исполнителя залог: сумма переносится на его залоговый счёт
Налоги	Записать уплату налога юрлицом (юрлицо, период, вид налога; для НДС — ещё клиент)

Выдача подотчётному лицу и возврат остатка

Два шаблона обслуживают наличные схемы. Что такое подотчётное лицо и как устроен весь цикл наличных — в статье Подотчётное лицо; здесь — как заполнить формы.

«Выдача подотчетному лицу» — деньги уходят с кассы или расчётного счёта на счёт сотрудника, с этого момента они числятся за ним:

1. Выберите сотрудника в поле «Подотчетное лицо».
2. Укажите основание — «Ведомость» или «Закупка/Компенсация». Поля взаимоисключающие: выбор одного очищает другое. Список ведомостей появляется только после выбора лица.
3. Сумма подставится из документа. Выберите, откуда выдаются деньги, в панели «50 Счёт» (касса) или «51 Счёт» (расчётный счёт), и нажмите «Создать».

⚠️ Выдачу без основания система не запретит, но операция тогда не привяжется к документу: в списке ведомостей колонка «Выдано подотчетному лицу» останется пустой, и сверять выдачи придётся вручную.

«Возврат остатка подотчетной суммы» — зеркальная операция: выберите «Подотчетное лицо», счёт, куда возвращаются деньги (касса или расчётный), и сумму остатка — она спишется со счёта сотрудника обратно.

Если что-то пошло не так

• «Нельзя оплатить не одобренный расход». Шаблон «Оплатить закупку/компенсацию» проводит только одобренный расход — сначала одобрите его в «Закупки и Компенсации».
• «Тип налога … не соответствует юрлицу». В шаблоне «Налоги» вид налога не подходит налоговому режиму юрлица — выберите подходящий вид.
• Не вижу созданную операцию. Свежие операции — внизу страницы «Журнал операций», в таблице за вчера и сегодня; всю историю по счёту смотрите, нажав на его название в дереве.
• Ошиблись в сумме или счёте. Операция уже изменила остатки — заносить «обратную» операцию или удалять её должен тот, кто ведёт учёт; при сомнениях напишите в поддержку.

---

1. «Дебет» и «Кредит» — это куда сумма зачисляется и откуда списывается. Подписи полей дословные; в типовых операциях их за вас заполняет шаблон. ↩