Как исправить акт до и после подписания

Если в акте оказались не те часы, объём или сумма — править нужно не сам акт, а выход, по которому он сформирован. Что будет с актом дальше, зависит от одного: подписан он уже обеими сторонами или нет.

Как акт связан с выходом

Акт за оказанные услуги рождается раньше ведомости: как только по выходу подтверждён объём (часы или объём услуг), система формирует акт между вашей компанией и исполнителем. Ведомость потом просто собирает уже готовые акты к оплате — сама она акты не создаёт.

Поэтому акт не редактируют напрямую: в нём нет «полей для правки». Вы меняете часы или объём выхода — например, на «Заявки → В оплату» или в Смарт-табеле, — а акт система приводит в соответствие сама. Как именно — зависит от того, на какой он стадии.

До подписания: акт пересоздаётся под новые данные

Пока акт никто не подписал (или его подписал только исполнитель), правка проходит свободно. Поменяйте часы или объём выхода — сумма пересчитается, и:

• пока исполнитель акт не подписал и оплата по нему не запущена — он обновится под новый расчёт, тем же актом. Так происходит и с актом, который уже лежит в черновой ведомости;
• если исполнитель акт уже подписал или акт ушёл в оплату — старый акт аннулируется, а вместо него формируется новый на верную сумму. Исполнителю он уходит на подпись заново.

В обоих случаях итог один: к оплате остаётся актуальный акт с правильными цифрами, а устаревший в дело не пойдёт. Никаких ручных действий с самим актом не требуется — достаточно поправить выход.

ⓘ Если акт уже подписал исполнитель, замена создаст новый акт и ему придёт уведомление, что прежний акт отклонён и сформирован новый — его нужно подписать снова. Пока новой подписи нет, выход на «Заявки → В оплату» помечен в колонке «Статус акта» меткой «Спор» — её снимает только подпись исполнителя (справочник статусов — Статусы и ошибки выплат).

После правки подписанного акта выход помечен «Спор» в колонке «Статус акта» — новый акт ждёт подписи исполнителя.

После подписания обеими сторонами: акт не трогается

Как только акт подписали обе стороны — исполнитель у себя в ЛК СМЗ и ваша компания из ведомости, — он становится закрытым документом. Изменить часы или сумму по нему система не даст: при попытке появится сообщение «Нельзя изменить сумму: акт подписан обеими сторонами». То же и со стороны заказчика — подписанный заказчиком акт правку суммы уже не принимает.

Это не тупик, а защита: задним числом переписывать подписанный документ нельзя. Если расчёт всё же оказался неверным, расхождение закрывают не правкой акта, а встречной операцией по счёту исполнителя — дополнительным начислением (если причиталось больше) или удержанием за переплату (если меньше). Эта корректирующая сумма попадёт в следующую сборку ведомости по исполнителю. Подробно про правку уже замороженного выхода и корректирующие операции — Почему часы и объём выхода нельзя изменить.

Если исполнитель сам оспорил акт

Исполнитель может не подписывать акт, с которым не согласен, а оспорить его в ЛК СМЗ (действие «Оспорить акт») — указать свои часы, объём или сумму. Оспорить можно только акт, который он ещё не подписал и оплата по которому ещё не запущена.

В ЛК СМЗ исполнитель нажимает «Оспорить» и вписывает свои данные — они сразу применяются к выходу.

Цифры исполнителя применяются сразу: часы или объём выхода меняются, сумма пересчитывается, и тот же акт обновляется под новый расчёт. Он остаётся со статусом «Не подписан» — новый акт не создаётся, метки «Спор» это не ставит. Если акт уже лежал в черновой ведомости, система вынимает его оттуда.

Отдельное уведомление вам не приходит, а прежние цифры нигде не показываются — заметить спор можно только по изменившимся часам, объёму или сумме выхода (и по тому, что акт пропал из черновой ведомости).

Если с цифрами исполнителя вы не согласны — поправьте часы или объём выхода: это обычная правка, как в разделе «До подписания» выше. Учтите: если исполнитель к этому моменту уже подписал обновлённый акт, ваша правка заменит его новым — и тогда у выхода появится статус «Спор» до новой подписи.

Если что-то пошло не так

• Часы не сохраняются, кнопки правки пропали. Скорее всего, выход уже заморожен: попал в ведомость или закрыт сверкой. Кто и как может его разблокировать — Почему часы и объём выхода нельзя изменить.
• «Нельзя изменить сумму: акт подписан…». Акт уже подписан заказчиком или обеими сторонами — правкой его не исправить, разницу проводят корректирующей операцией (см. раздел выше).
• Что означают статусы акта и оплаты («Ожидает подписи», «В оплате», «Отказ» и другие) — справочник Статусы и ошибки выплат.
• Акт не подписывается ни одной из сторон — отдельный разбор: Не подписывается договор или акт.