Как импортировать заявки из Excel

Кому доступно: нужна роль с правом импорта заявок (пункт «Импорт заявок» в меню списка). Если пункта нет — права не хватает, попросите администратора.

Помогает создать сразу пачку заявок из Excel-файла, не создавая каждую вручную — удобно, когда клиент присылает план работ или доставок таблицей на день.

Когда это нужно

Когда заявок много и они приходят списком — например, маршрутный лист на день или выгрузка из учётной системы клиента. Вместо того чтобы создавать каждую заявку по одной, вы заполняете готовый шаблон и загружаете его одним файлом. Заявки создаются по строкам файла.

Шаги

Меню кнопки (⋮): пункт «Импорт заявок».

1. Откройте раздел «Заявки», вкладку «Список».
2. В правой части панели фильтров нажмите кнопку-троеточие (⋮) и выберите «Импорт заявок».
3. В открывшемся окне скачайте шаблон.xlsx (ссылка вверху формы) и заполните его — по строке на каждую заявку. Колонки шаблона рассчитаны на доставку: дата, адрес, интервал времени, груз, масса, объём, водитель, количество исполнителей и другие.
4. Заполните три выпадающих списка — они идут сверху вниз без подписей: первый — Клиент, второй — Объект, третий — Услуга. Выберите их по порядку (Объект и Услуга подставятся уже под выбранного клиента). Все заявки из файла создадутся для этой пары объект + услуга.
5. Нажмите «Импорт заявок» и выберите заполненный файл.

Окно импорта: заполнены Клиент, Объект, Услуга.

Кнопка загрузки появляется только после того, как выбрана услуга — пока поле услуги пустое, файл прикрепить нельзя.

Файл обрабатывается в фоне: сразу после загрузки появится сообщение, что файл импортируется. Результат смотрите в Истории импорта — она в том же меню (⋮).

Если в файле заполнена колонка «Номер маршрута», строки с одним номером соберутся в одну заявку-маршрут с несколькими адресами, а не в отдельные заявки. Подробнее про маршруты — маршруты.

Что в Истории импорта

Меню кнопки (⋮): пункт «История импорта».

Отчёт импорта: пометки «Импортировано», «Дубликат», ошибка.

Откройте Историю импорта (в том же меню ⋮). Отчёт по загрузке появляется не сразу: пока файл обрабатывается, в колонке «Отчёт» стоит прочерк «—» или статус «Формируется». Это не значит, что импорт не сработал — просто дождитесь, пока статус сменится. Когда обработка закончится, в колонке «Отчёт» появится ссылка на файл-отчёт — оттуда его и скачивайте.

Отчёт — это ваш файл с дополнительной колонкой-пометкой по каждой строке, так видно, что именно получилось:

Пометка строки	Что значит
Импортировано	Заявка по этой строке создана.
Дубликат	Такая заявка уже есть — строка пропущена, повтор не создан.
Текст ошибки (строка подсвечена)	Заявку создать не удалось; в пометке — что не так (например, неверная дата или пустое обязательное поле). Исправьте эти строки и загрузите файл заново.

Если что-то пошло не так

• «Неправильный формат файла». Загружать можно только .xlsx строго по шаблону. Скачайте свежий шаблон из формы и перенесите данные в него — не меняйте названия и порядок колонок.
• Часть строк не импортировалась. Откройте отчёт в Истории импорта: у проблемных строк в пометке указана причина. Исправьте только эти строки и загрузите файл повторно — уже созданные заявки не задвоятся — повтор отметится как «Дубликат».
• Нет пункта «Импорт заявок» в меню (⋮). Это вопрос прав — обратитесь к администратору кабинета.

Заявки можно загружать не только из Excel, но и из Планфикса — см. импорт из Планфикса. Обзор раздела и других способов создать заявку — Заявки и выходы: как устроен раздел.