Перейти к содержанию

Как создать статью затрат (тип расхода)

Кому доступно: справочники живут в разделе «Настройки» — обычно их ведёт администратор вашего инстанса. Это штатный экран интерфейса, а не «обращение к администратору GetTask»: если у вас есть доступ к настройкам, вы создаёте новую статью затрат сами.

Статья затрат1 — это вид расхода, по которому вы ведёте учёт трат. Раздробив расходы по видам, вы видите, из чего складывается себестоимость услуг по каждому клиенту и где уходят деньги — это считает отчёт Рентабельность. Создав новый вид здесь, вы добавляете его в учёт: дальше он доступен в форме создания заявки на расход.

Зачем нужны статьи затрат

Главная ценность — видеть себестоимость услуг по каждому клиенту. Каждый расход увеличивает себестоимость; вид расхода определяет, куда он ляжет — в себестоимость услуг конкретного клиента или в общие расходы компании. Чем точнее расходы разнесены по видам, тем понятнее, из чего складывается себестоимость по каждому клиенту и услуге и где уходят деньги.

Расходы делятся на три группы — выбираете её в форме расхода, а вид берётся из своего справочника:

Группа расхода Что это Как учитывается
Производственные (каталог «Типы расходов | Производство») Траты по работам для конкретного клиента Ложатся в себестоимость услуг выбранного клиента. Привязываются к клиенту
Офисные (каталог «Типы расходов | Администрация») Общие траты компании: аренда, связь, ПО и т.п. — без привязки к клиенту Общие расходы компании; к себестоимости конкретного клиента не относятся
ТМЦ (каталог «Типы ТМЦ») Материальные ценности: инвентарь, расходники Идут в общие расходы компании

Поэтому производственный расход всегда привязывают к клиенту — иначе его не учесть в себестоимости услуг этого клиента, и картина будет неполной.

Когда вид расхода виден в учёте по клиенту

Расход попадает в отчёт не сразу. Чтобы вид появился в Рентабельности:

  • Расход одобрен. Неодобренный расход — это ещё заявка на трату, в учёт он не идёт. Для ТМЦ должно быть подтверждено поступление.
  • Операция попала в период отчёта (даты, за которые вы смотрите отчёт).
  • Для учёта по конкретному клиенту расход привязан к этому клиенту. Офисные расходы без клиента в себестоимость услуг клиента не входят — только в общие расходы компании.

Как создать новый вид

Вид создаётся один раз в справочнике — дальше он доступен всем, кто заносит расходы.

  1. Откройте меню Настройки → Справочники.
  2. Найдите нужный каталог из таблицы выше — все три каталога статей затрат стоят в левой колонке страницы.
  3. В нижней пустой строке каталога впишите название нового вида в поле «Название».
  4. Нажмите кнопку справа от строки — «Добавить вид расхода» (в каталоге «Типы ТМЦ» — «Добавить ТМЦ»). Новый вид сразу появится в списке.

Страница Настройки → Справочники: красной рамкой выделены три верхних каталога статей затрат — «Типы расходов | Производство», «Типы расходов | Администрация» и «Типы ТМЦ»

Изменить или удалить вид в том же каталоге:

  • Изменить — кликните по названию строки, отредактируйте текст и нажмите «Сохранить».
  • Удалить — нажмите значок корзины в строке и подтвердите.

Что после

Созданный вид сразу доступен в форме создания заявки на расход: вернитесь в Закупки и Компенсации, выберите ту же группу расхода — и новое название будет в выпадающем списке «Тип расхода». Дальше расход проходит одобрение и попадает в учёт.

Если что-то пошло не так

  • Не вижу раздел «Справочники» или нет кнопки добавления. Скорее всего, у вашей учётной записи нет доступа к разделу «Настройки». Доступ выдаёт администратор вашего инстанса.
  • Создал вид, но в форме расхода его нет. Проверьте группу расхода в форме: вид из «Типы расходов | Производство» виден только при производственных расходах, из «Типы расходов | Администрация» — при офисных, из «Типы ТМЦ» — при ТМЦ. Если группа другая — список берётся из другого справочника.
  • Создал расход, но в рентабельности его не видно. Проверьте, что расход одобрен (для ТМЦ — подтверждено поступление), попадает в период отчёта, а для учёта по конкретному клиенту — привязан к этому клиенту. Если у расхода указан период в несколько месяцев, при одобрении он дробится на помесячные части — себестоимость ложится по месяцам (подробнее в Закупках и Компенсациях).
  • Не получается изменить базовый вид. Базовые виды каталога «Типы расходов | Производство» (например, «Бригадиры», «Прочее», «Проживание») система защищает от редактирования.
  • Не получается удалить вид. Удалить любой вид нельзя, если по нему уже есть записи: в «Типы расходов | Производство» система прямо покажет «Тип не может быть удален, так как существуют счета с данным типом». Сначала убедитесь, что вид нигде не используется.

Что дальше

  1. На экране справочника она называется «Тип расхода» (заголовки каталогов — «Типы расходов»). В наших инструкциях мы используем устоявшийся термин «статья затрат». ↩