Перейти к содержанию

Почему часы и объём выхода нельзя изменить — и кто может

Разберём, почему по части выходов «не сохраняются» часы и объём и кнопки правки пропадают, — и кто всё же может внести изменение. Это не сбой: запись заморожена, потому что по ней уже двинулись деньги или документы. Сюда же относится частый вопрос про лишнюю (фантомную) сумму, которая «висит к выплате»: почему она не исчезает после правки часов и почему появляется отдельная корректирующая операция.

Если вы столкнулись с этим

Почему выход нельзя изменить задним числом

Пока выход живёт сам по себе, его можно править свободно: меняйте часы, объём, состав исполнителей. Но как только по выходу начинается денежный путь — расчёт превращается из черновика в обязательство перед исполнителем и заказчиком. Менять задним числом то, по чему уже сформированы документы и запущены платежи, нельзя: иначе разойдутся ведомость, акт и сверка, а на руках у людей окажутся суммы, которых нет в учёте.

Поэтому система блокирует правку не «на всякий случай», а ровно там, где по выходу уже прошли деньги или документы — со стороны исполнителя (ведомость) или со стороны заказчика (сверка).

Две точки блокировки: ведомость и сверка

Правку часов и объёма выхода закрывают две независимые блокировки — со стороны исполнителя (ведомость) и со стороны заказчика (сверка, она же закрывающие документы). Они работают параллельно: выход может быть под любой из них или под обеими.

Блокировка «Сверка» пока дорабатывается

Блокировку со стороны сверки выкатываем примерно через две недели. Ниже она описана так, как будет работать после выката. До этого момента сверка часы, объём и тариф выхода ещё не блокирует — пока полагайтесь на блокировку «Ведомость» и закрытие периода.

Две точки блокировки правки часов и объёма выхода Правку часов и объёма выхода закрывают две независимые блокировки. Ведомость (расчёт с исполнителем) снимается правом «правка записей, занесённых в ведомость» или администратором — правка проходит и создаёт корректирующую операцию. Сверка с заказчиком, она же закрывающие документы, — пока сверка закрыта, править нельзя никому, право и админ не помогают, нужно переоткрыть сверку. Сверху отдельная ось: закрытие периода финансистом раз в месяц, пока период закрыт, править нельзя ни один выход. Изменить часы / объём выхода Ведомость расчёт с исполнителем Заперто: выход попал в ведомость Снять: право на правку или админ (правка пройдёт → корректировка) Сверка = закрывающие расчёт с заказчиком Заперто: операции сверки заблокированы Снять: разблокировать / переоткрыть право и админ НЕ помогают Отдельная ось — закрытие периода (раз в месяц, финансист / руководитель) пока период закрыт, править нельзя ни один выход внутри него

Блокировка Когда срабатывает Что нельзя Как снять
Ведомость (исполнитель) Выход отправлен в оплату и попал в ведомость Менять часы и объём этого выхода Сотрудник с правом «Заявки, редактирование записей, занесённых в ведомость» или администратор. Правка пройдёт, но сумма в ведомости заморожена — разница уйдёт корректирующей операцией
Сверка (заказчик) По сверке нажали «Заблокировать операции» (создан пакет закрывающих документов) или «Провести оригиналы» (акт проведён) Менять часы, объём и тариф этого выхода — никому «Разблокировать операции» (если оригиналы ещё не проведены) или «Переоткрыть сверку» (если проведены) — в Взаиморасчёты → Закрывающие. Право на правку записей в ведомости и админ здесь не помогают
Ведомость №1 со списком исполнителей; строка Ким Сергей Викторовича подсвечена — его выход уже занесён в эту ведомость
Пример блокировки «Ведомость»: выход Ким уже в ведомости №1 — менять его часы и объём напрямую нельзя.

Если выход под обеими блокировками — сначала переоткрывают сверку (это жёсткая блокировка: право не помогает), и только потом правят выход, имея право на правку записей в ведомости.

Отдельная ось — закрытие периода. Раз в месяц финансист или руководитель закрывает период, чтобы зафиксировать финансовый результат компании. Пока период закрыт, в эти даты нельзя создавать или менять операции — значит, править нельзя ни один выход внутри периода, пока период не откроют. Это блокировка над ведомостью и сверкой.

Кто может разблокировать

Блокировку «Ведомость» снимают двое: сотрудник с правом «Заявки, редактирование записей, занесённых в ведомость» (выдаётся ролью в разделе Настройки → Роли) и администратор. Остальным правка недоступна по умолчанию — это защита, а не ограничение «просто так»: право дают тем, кто понимает последствия правки задним числом.

Блокировки «Сверка» и «Период» правкой выхода не снять в принципе — даже администратором. Нужны отдельные действия: для сверки — «Разблокировать операции» (если оригиналы ещё не проведены) или «Переоткрыть сверку» (Взаиморасчёты → Закрывающие); для периода — открыть период (это делает финансист или руководитель).

Сумма висит к выплате, хотя услуги не оказывались

Типичная ситуация: у исполнителя обнулили или удалили выход за день, когда услуги не оказывались, — а сумма всё равно осталась к выплате в ведомости. Так и должно быть: строка ведомости — снимок расчёта, и обнулением часов она не убирается. Что при этом происходит с суммой и откуда берётся корректирующая операция — разбираем ниже. А чтобы физически исключить выход или исполнителя из уже собранной ведомости, работают с её составом: как читать ведомость и работать с её составом.

Что произойдёт, если всё же поправить

Даже когда у вас есть право и вы меняете часы или объём замороженного выхода, сумма в ведомости не перезаписывается — она зафиксирована в момент, когда выход туда попал, и остаётся снимком. Разница между старым и новым расчётом не «дорисовывается» в строке ведомости, а уходит отдельной корректирующей операцией:

  • если по новому расчёту исполнителю причитается больше — создаётся дополнительное начисление;
  • если меньше — создаётся удержание за переплату.

Этой корректирующей операции в самой ведомости нет — она ляжет на счёт исполнителя отдельно и попадёт в следующую сборку ведомости по нему. Поэтому правка задним числом не «чинит» уже отправленную ведомость, а создаёт встречную сумму, за которой нужно следить.

счёт исполнителя со встречной корректирующей операцией (дополнительное начисление или удержание за переплату) после правки замороженного выхода — операция отдельной строкой, не в составе ведомости
Счёт исполнителя: корректирующая операция отдельной строкой, вне ведомости

⚠️ Если правка уменьшает выплату исполнителю или увеличивает удержание, система попросит подтверждение — это необратимый шаг в чужих деньгах.

окно подтверждения при правке, уменьшающей выплату исполнителю или увеличивающей удержание
Окно подтверждения: правка уменьшает выплату или растит удержание

С актом система разберётся сама: пока исполнитель его не подписал и оплата не запущена, акт обновится под новый расчёт — тем же актом; если исполнитель уже подписал или акт ушёл в оплату, вместо прежнего сформируется новый. Подписанный обеими сторонами акт изменить нельзя — расхождение закрывают корректирующей операцией: дополнительным начислением или удержанием за переплату. Подробно: исправить акт до и после подписания.

Куда дальше