Перейти к содержанию

Как согласуется расход и когда он попадает в ведомость

Кому доступно: одобрять и отклонять расходы могут сотрудники с правами «Закупки, одобрить» и «Закупки, отклонить» (и суперпользователь). Подтверждать поступление ТМЦ и отменять одобрение — права «Закупки, подтвердить поступление» и «Закупки, отменить одобрение». Создаёт и редактирует расход — отдельные права (см. Закупки и Компенсации).

Эта статья — про жизненный цикл уже созданного расхода: как его одобрить, отклонить или вернуть, как подтвердить поступление ТМЦ и когда расход попадёт в ведомость исполнителя. Про то, как расход создать, — отдельная статья Закупки и Компенсации.

Когда это нужно

Созданный расход — это ещё не потраченные деньги, а заявка на трату. Прежде чем по ней что-то заплатят, расход проходит одобрение: его подтверждает сотрудник, у которого есть такое право. Так в компании работает разделение обязанностей и контроль за расходами: одни сотрудники создают заявки на расход, другие их согласовывают. Эта статья — для того, кто принимает решение по расходу и хочет понимать, что будет дальше.

Список «Закупки и Компенсации» с колонкой «Статус»: записи в статусах «новый», «одобрен», «одобрен, ждем поступления», «одобрен, поступил»

Заявка на расход проходит такую цепочку статусов:

  • «новый» — создан, ждёт решения;
  • «одобрен» — согласован, готов к оплате;
  • «одобрен, ждем поступления» → «одобрен, поступил» — только для группы «ТМЦ»: после одобрения нужно отдельно подтвердить, что ценности поступили;
  • «оплачен» — по расходу прошла оплата;
  • «отклонен» — расход не согласован.

Наглядно цикл выглядит так:

flowchart LR
    N(["новый"]) -->|одобрить| C(["одобрен"]) -->|оплата| P(["оплачен"])
    N -->|"одобрить (ТМЦ)"| W(["одобрен,<br/>ждем поступления"]) -->|подтвердить<br/>поступление| S(["одобрен,<br/>поступил"]) -->|оплата| P
    N -->|отклонить| R(["отклонен"])
    C & W & S -. отменить одобрение .-> N
    classDef neutral fill:#4ec7ff,stroke:#3aa6dd,color:#08344a
    classDef warning fill:#f8d14c,stroke:#d9b021,color:#3d3100
    classDef good fill:#71e83e,stroke:#4cbf1e,color:#123608
    classDef bad fill:#f65252,stroke:#d63333,color:#ffffff
    class N neutral
    class C,W,S warning
    class P good
    class R bad

Шаги

Все действия — на экране «Финансы» → «Закупки и Компенсации». Решения по расходу спрятаны под бейджем статуса: нажмите на статус расхода (например, «новый») — откроется меню действий. (В колонке «Действия» справа — только правка-карандаш и копирование записи, согласования там нет.)

  1. Найдите расход в списке (фильтр по статусу помогает оставить только «новые»).
  2. Одобрить — нажмите на статус «новый» и выберите в меню «одобрить». Расход переходит в «одобрен».
  3. Отклонить — в том же меню по статусу выберите «отклонить» и укажите причину в комментарии. Расход переходит в «отклонен», автор получит уведомление с вашим комментарием.
  4. Подтвердить поступление ТМЦ — для расходов группы «ТМЦ» после одобрения в меню по статусу появляется действие «подтвердить поступление». Пока поступление не подтверждено, расход висит в «одобрен, ждем поступления». Подтвердите — он перейдёт в «одобрен, поступил».
  5. Отменить одобрение — если расход одобрили по ошибке и он ещё не оплачен, в меню по статусу выберите «отменить одобрение»: расход вернётся в «новый».
  6. Удалить — пункт «удалить» в меню по статусу есть только у автора записи и только пока расход в статусе «новый» (ещё не одобрен). Удалить чужой или уже одобренный расход нельзя.

Меню действий по клику на статус «новый»: «одобрить», «отклонить», «Удалить»

⚠️ У оплаченного расхода одобрение снять нельзя. Как только по расходу прошла оплата, отменить одобрение система не даст. Поэтому одобряйте осознанно: проверьте сумму, клиента и контрагента до подтверждения.

Что происходит с одобренным расходом дальше

У одобренного расхода два исхода — всё зависит от того, кому в итоге уходят деньги.

  • Деньги исполнителю (вы возвращаете ему его собственные траты — компенсация). Расход становится операцией по счёту этого исполнителя. В ведомость он попадёт не сам по себе: когда вы соберёте ведомость этому исполнителю за нужный период, операция войдёт в неё и добавится к сумме к выплате.
  • Деньги поставщику (закупка). Исполнителя это не касается: поставщику вы платите отдельно, в ведомость исполнителя такой расход не идёт.
  • ТМЦ. В учёт расход попадает не при одобрении, а когда подтвердят поступление ценностей. Пока поступление не подтверждено, никаких начислений по нему нет.

Если интервал расхода захватывает несколько месяцев, при одобрении он становится не одной, а несколькими операциями «часть N из M» (сумма делится по месяцам пропорционально дням, итог не меняется) — подробнее в статье Закупки и Компенсации.

Про то, как собрать ведомость, — раздел Деньги и выплаты.

Если расход производственный и привязан к клиенту, после одобрения он ложится в себестоимость этого клиента — это видно в отчёте Рентабельность.

Если что-то пошло не так

  • В меню по статусу нет «одобрить» или «отклонить». Не хватает права: одобрение — «Закупки, одобрить», отклонение — «Закупки, отклонить». Их выдаёт администратор вашего инстанса в настройках доступа.
  • Одобрил компенсацию, а в ведомости исполнителя её нет. Проверьте, что это именно компенсация (возврат исполнителю), а не закупка у поставщика — закупка в ведомость не попадает по определению. Также убедитесь, что период ведомости совпадает с периодом расхода.
  • Расход застрял в «одобрен, ждем поступления». Это группа «ТМЦ»: после одобрения нужно отдельным действием подтвердить поступление. Сделать это может сотрудник с правом «Закупки, подтвердить поступление».
  • Не получается отменить одобрение. Скорее всего, расход уже оплачен — у оплаченного расхода одобрение снять нельзя. Если он не оплачен, проверьте право «Закупки, отменить одобрение».

Что дальше