Как работать со списком заявок

Разберём ваш главный экран по заявкам — «Заявки → Список»: как фильтрами быстро найти нужное, что показывают ключевые колонки и откуда запускаются частые действия. За деталями каждого шага — ссылки на отдельные инструкции.

Это центр вашей операционной работы. В одном списке видны все заявки: когда и где нужны исполнители, сколько заказано и сколько уже на заявке, на какую сумму заявка и оплачена ли она. Отсюда вы создаёте заявки, импортируете их пачкой и выгружаете отчёты, а по клику на строку проваливаетесь в работу с конкретной заявкой.

Что вы видите и можете на этом экране — колонки, фильтры, кнопки и массовые действия — зависит от вашей роли и прав. Если какого-то элемента из описанных ниже у вас нет, значит роль его не даёт. Дальше это не повторяем.

Дальше встретится слово «выход» — это учётная единица Кабинета аутсорсера: оказание услуг исполнителем по заявке за один день, к которой привязаны часы, акт и оплата.

Из чего состоит экран

Экран «Заявки → Список»: сводка, фильтры и таблица заявок.

Сверху вниз:

1. Сводка вверху экрана — показатели по отфильтрованным заявкам: сколько всего и как распределены по группам статусов (только на компьютере). Подробнее — в разделе «Сводка» ниже.
2. Панель фильтров — чем вы сужаете список до нужных заявок.
3. Таблица заявок — на компьютере; на телефоне те же заявки показаны карточками.
4. Карточка заявки — открывается по клику на строку, в ней идёт вся работа с одной заявкой.

Сводка: как быстро отобрать заявки одним кликом

Плашки сводки по группам статусов: клик по плашке отбирает заявки.

Над таблицей (на компьютере) — сводка по тем заявкам, что сейчас в списке. Она разбивает их на четыре группы по состоянию и показывает, сколько заявок в каждой.

Группа	Что в неё попадает
В обработке	заявка ещё готовится: тарифицируется, новая, идёт поиск, заявка уже предложена. Сюда же — заявки, где исполнитель пока не определён.
Выполняется	исполнитель уже взял заявку и оказывает услуги: принял, на месте, идёт проверка табеля, выполнена.
Нет контакта	не удалось дозвониться или контактное лицо просило перезвонить.
Отменены	заявка не состоялась: отменена, удалена, сорвана, не принята.

Плашки сводки кликабельны: нажмите на группу — список сразу сузится до заявок только этого состояния (например, В обработке — где исполнитель ещё не определён). Повторный клик по плашке снимает отбор и возвращает полный список.

Фильтры: как быстро сузить список

Панель фильтров: Период, Регион, Тип заявок, Клиент, Оплата.

Список длинный, поэтому почти всегда начинают с фильтров — отбирают только нужные заявки (например, по одному клиенту за конкретный день).

Над таблицей — единый блок управления: строка «Поиск» и кнопка «Фильтры». По кнопке справа выдвигается панель со всеми условиями: выберите нужные и нажмите «Применить».

Каждое выбранное условие остаётся под строкой отдельной меткой. Клик по крестику на метке убирает это условие, клик по самой метке снова открывает панель.

Фильтр	Зачем
Период	Обязательный. По умолчанию — текущий день. Задаёт, за какие даты показывать заявки.
Регион	Оставить заявки нужного региона.
Тип заявок	Быстрые подборки: Объединяемые — заявки, которые можно слить с похожими (тот же контакт); Незакрытые — ещё не доведённые до финального статуса; Убыточные — где сумма к получению с клиента ниже порога рентабельности.
Оператор	Заявки конкретного ответственного.
Резолюция клиента	Как клиент отнёсся к выходам: Согласованы, На рассмотрении, Подозрительные.
Клиент	Заявки одного заказчика.
Объект	Конкретный объект клиента (список зависит от выбранного Клиента).
Оплата	По статусу оплаты: Оплачена, В оплате, Не оплачена.
Реестр	Заявки одной партии импорта (когда загружали пачкой из файла). Точное название вводить не нужно: начните печатать часть имени файла, номер реестра или название клиента — и выберите из подсказки; реестров можно выбрать несколько. В подсказке они подписаны «имя файла (номер)».

Многодневная заявка и выбранный период. Когда список отобран по датам, денежные колонки (план/факт, «на руки») и подборка «Убыточные» считают многодневную заявку только по дням выбранного периода, а не по всей заявке целиком.

Колонки: что показывает таблица

Колонки таблицы: план/факт исполнителей и сумм, статус, оплата.

Колонок много, поэтому их состав и порядок настраиваются. На компьютере справа над таблицей нажмите кнопку-шестерёнку «Настройки».

Кнопка-шестерёнка «Настройки» над таблицей — открывает окно «Список колонок».

Откроется окно «Список колонок». В нём два действия:

• галочками показываете нужные столбцы и прячете лишние;
• перетаскиванием строк (drag-and-drop) меняете порядок столбцов в таблице — потяните строку за нужное место списка вверх или вниз.

Окно «Список колонок»: галочки показывают/прячут столбцы, перетаскивание строк меняет их порядок.

Ниже — смысл тех колонок, на которые смотрят чаще всего.

Колонка	Что показывает
Исполнителей, план	сколько требуется по заявке.
Исполнителей, факт	сколько уже на заявке.
Исполнители	кто именно (фамилии).
Сумма «план» / «факт»	«план» — сколько ожидается по заявке заранее; «факт» — сколько начислено по итогу, когда выходы уже состоялись. Надбавки за категорию исполнителя в «факт» не входят — в «Списке колонок» этот пункт так и подписан: «Сумма, факт, Исполнители (без учета надбавок за должность)». Сортировка — кликом по заголовку.
Сумма «на руки»	сумма без НПД1 — то, что исполнитель получает на руки. Колонка так и называется: «Сумма, факт, Исполнители, без НПД (на руки)». Остальные суммовые колонки — с налогом или про сторону клиента.
Статус	состояние самой заявки.
Оплата	оплачены ли выходы (те же значения, что в фильтре «Оплата»).
Согласовано клиентом	резолюция заказчика по выполненным выходам — Да, Нет или В процессе (пока идёт сохранение отметки). Отметку можно переключить кликом по ячейке.

Резолюцию «Согласовано клиентом» переключают прямо в ячейке списка: клик по ячейке циклически меняет значение Нет → В процессе → Да.

Резолюция «Согласовано клиентом»: клик по ячейке меняет «Нет → В процессе → Да».

Важно: дату многодневной заявки быстрым редактированием в списке не сменить — система ответит «У многодневной заявки дату нельзя изменить здесь — воспользуйтесь формой заявки.» и ничего не изменит. Такую дату меняют только через форму заявки.

Сравнив план и факт, с одного взгляда видно, где не хватает людей.

На телефоне над карточками заявок показывается блок «Итоги» — суммы по тем колонкам, что у вас включены; на компьютере то же самое видно строкой итогов внизу таблицы.

У заявки два уровня статуса — по всей заявке и по каждому исполнителю. Что означает каждое значение и почему статус меняется именно так — в статье как устроены статусы заявки.

Работа с одной заявкой

Карточка заявки открывается шторкой по клику на строку.

Кликните на строку — откроется карточка заявки, где идёт вся работа по ней: детали, состав исполнителей, выходы. Подробнее — в инструкции по работе с карточкой заявки.

Действия на экране

Кнопка «Создать заявку» и меню «…» с массовыми действиями.

• Создать заявку — кнопка для добавления новой заявки вручную. Форма создания одна и открывается также из Смарт-табеля; подробно — в инструкции по созданию заявки.
• Меню «…» (три точки) собирает массовые действия:
• Импорт заявок — загрузить заявки пачкой из файла. См. Импорт заявок из Excel.
• Импорт заявок из Планфикс — подтянуть заявки из Планфикса. См. Импорт заявок из Планфикса.
• Экспорт отчетов — выгрузить отчёт по отфильтрованным заявкам. См. Как выгрузить отчёты по заявкам.
• История импорта — список прошлых загрузок, чтобы проверить, что и когда импортировали.

Куда дальше

• Планируемые выходы на день — взгляд на выходы в разрезе дня.
• Смарт-табель — ведение плана и факта по выходам.
• Как отправить выходы в оплату — запуск выплат по выходам.

---

1. НПД — налог на профессиональный доход, который платит самозанятый исполнитель. Сумма «без НПД» — то, что остаётся у исполнителя на руки. ↩