Какой документ для чего: карта документов платформы¶
Где договор, акт, УПД, чек — и на чьей он стороне. Эта страница отвечает на вопрос «а где у вас такой-то документ» и ведёт туда, где им управляют.
Почему в кабинете нет раздела «Документы»¶
В GetTask документы не лежат в одной папке — каждый рождается сам на своём шаге в цикле заявки. Приняли заявку — появился договор с исполнителем; завершили выход — появился акт; свели взаиморасчёты за период — собрались закрывающие документы заказчику. Поэтому искать документ нужно не в отдельном разделе, а на том шаге, где он живёт.
Ниже — карта: какой документ, между кем, на каком шаге появляется и где им управлять.
Карта документов¶
| Документ | Между кем | Когда появляется | Где им управлять |
|---|---|---|---|
| Договор (Трудовой / ГПХ / С самозанятым) | ваша компания ↔ исполнитель | при принятии заявки исполнителем | Договор с исполнителем (кластер «Заявки») |
| Акт сдачи-приёмки оказанных услуг | ваша компания ↔ исполнитель | при завершении выхода | Статусы и ошибки выплат, акт не подписывается |
| Закрывающие заказчику (акт + счёт + УПД) | ваша компания ↔ заказчик | при сверке за период | Сверка и взаиморасчёты |
| Чек самозанятого (НПД) | исполнитель → налоговая | при выплате | формируется автоматически — GetTask регистрирует доход в ФНС за исполнителя; хранится на акте в ведомости |
| Шаблоны документов (.docx) | — | загружаете вы заранее | Шаблоны документов |
Договор с исполнителем¶
Договор связывает вашу компанию и исполнителя. Тип зависит от того, как оформлен исполнитель: Трудовой, ГПХ или С самозанятым.
Договор появляется сам, когда исполнитель принимает заявку — отдельным договором на каждую заявку. Подробнее — в статье Договор с исполнителем.
«Пять выходов — пять договоров» — это не ошибка, а прозрачность. Договор привязан к заявке: каждая заявка оформляется отдельным договором-основанием, чтобы было видно, на каком основании прошла каждая выплата. Если на пять дней создано пять отдельных однодневных заявок — будет пять договоров, по одному на заявку. А одна многодневная заявка на те же пять дней — это один договор на весь период, а не договор на каждый день.
Акт сдачи-приёмки оказанных услуг¶
Акт — тоже между вашей компанией и исполнителем. Он создаётся при завершении выхода, его подписывают две стороны (исполнитель — в своём ЛК СМЗ, ваша компания — из ведомости), и только после этого по нему проходит оплата.
Что с актом можно делать и почему он «завис»:
- что означают его состояния — Статусы и ошибки выплат;
- акт не подписывается или не оплачивается — Почему акт не подписывается.
Закрывающие документы заказчику¶
Это документы между вашей компанией и заказчиком — акт, счёт и УПД. Они собираются при сверке взаиморасчётов за период (неделю, месяц) и к актам с исполнителями отношения не имеют: исполнительские акты закрывают ваши расчёты с людьми, а закрывающие — расчёты с заказчиком.
Как период превращается в пакет закрывающих, как заказчик их подтверждает и оплачивает — Сверка и взаиморасчёты с заказчиком.
Чек самозанятого¶
Чек — документ налоговой стороны исполнителя, но формировать его вручную исполнителю не нужно: чек выпускается автоматически при выплате. GetTask регистрирует доход в ФНС за исполнителя и получает чек.
Так выходит потому, что исполнитель один раз подключает GetTask как партнёра в приложении «Мой налог». После этого чеки создаются без его участия — на каждую выплату система сама оформляет доход и получает чек от налоговой.
В кабинете чек хранится на акте внутри ведомости — картинкой и ссылкой, чтобы было видно, что оплата подтверждена чеком. Как с ним работают на стороне выплат — в кластере про ведомости и выплаты.
Шаблоны документов¶
Договоры, акты и счета система верстает по вашим .docx-шаблонам. Вы можете загрузить свои шаблоны под своё юрлицо — с вашими реквизитами, подписью и печатью, — и все документы будут оформляться по ним.
Где это настроить и какие теги-подстановки доступны — Шаблоны документов.
УПД на экране шаблонов нет — система формирует его сама, в формате XML. Загрузить под него свой .docx нельзя: в отличие от договоров, актов и счетов, УПД не верстается по вашему бланку — его структуру задаёт налоговый формат.