Как вести план и факт по заявкам в Смарт-табеле NEW¶

Смарт-табель NEW — единый рабочий стол, где вы ведёте заявки от плана до оплаты в одной сетке. Здесь вы заранее раскладываете, кто в какой день оказывает услуги на объекте, фиксируете, что человек приступил, вносите объём — и, если нужно, снимаете исполнителя или вносите удержание. Открывается из раздела Заявки → Смарт-табель NEW.

«Выход» здесь — единица учёта, к которой привязаны часы, акт и оплата: один день оказания услуг одним исполнителем по заявке. В табеле вы ведёте именно их.

Смарт-табель NEW с заполненной сеткой: исполнители в строках, дни в столбцах, ячейки разных цветов (синие, фиолетовые, зелёные), сверху панель фильтров и кнопки режимов — Смарт-табель NEW: сетка «исполнители × дни», цветные ячейки, фильтры и режимы

Один процесс, а не разные экраны¶

Всё ведётся в одной сетке, шаг за шагом по жизни заявки — не нужно прыгать между экранами:

Один и тот же клик по ячейке делает разное в зависимости от режима — режим и есть ваше текущее действие. А цвет ячейки показывает, на какой стадии выход (цвета шагов на схеме выше — это и есть цвета ячеек). Дальше — по порядку.

Как устроена сетка¶

Таблица — это исполнители (строки) × дни (столбцы). Каждая ячейка — это один исполнитель в один день, и её цвет показывает стадию выхода:

Цвет	Стадия
Белый	свободна — исполнителя можно поставить в план на этот день
Синий	исполнитель запланирован
Фиолетовый	исполнитель приступил — факт зафиксирован
Зелёный	объём внесён — оказание услуг выполнено, часы или выработка записаны
Розовый	статус не распознан — требует уточнения по конкретной ячейке

Что произойдёт по клику, задаёт режим. Режим выбираете кнопкой над сеткой — клик по ней включает режим, дальше кликаете по ячейкам:

Режим	Клавиша	Что делает клик	Во что красит ячейку
Просмотр	1	смотреть, ничего не меняя	—
Планирование	2	поставить исполнителя в план	синий
Факт	3	зафиксировать начало оказания услуг	фиолетовый
Выполненный объем	4	внести часы или выработку	зелёный
Снять	5	убрать исполнителя с заявки	снова белый
Прочее	6	штрафы и удержания	—

Режим можно переключать кнопкой над сеткой или цифрой 1–6 на клавиатуре (когда фокус не в поле ввода). Подсказку по режиму — что делает клик и ячейки каких цветов кликаются — видно при наведении на кнопку режима.

Шаг 1. Отобрать объект и период¶

Панель фильтров табеля с выбранными Клиентом и Объектом и заданным Периодом; подсвечена строка фильтров над сеткой — Панель фильтров: выбраны Клиент, Объект и Период

Над таблицей задаёте, что показать:

Клиент и Объект — чей это объект.
Период — диапазон дней (до 31 дня).
Смена — Все / День / Ночь.
Во сколько начать — время начала: оставьте пустым, чтобы видеть все, или задайте, чтобы отобрать заявки на этот час.
В чём показывать объём — выпадающий список рядом с фильтрами (своей подписи у него нет) с вариантами Часы, Сумму или Выработку.

Нажмите Применить.

Клиент и Объект обязательны во всех режимах, кроме Просмотра. Чтобы планировать, фиксировать факт или вносить объём, сначала выберите конкретный объект — иначе система попросит «Укажите клиента» и «Укажите объект» и покажет подсказку под фильтрами. В Просмотре их можно не указывать — удобно окинуть взглядом картину по нескольким объектам.

В шапке каждого дня видно дату, день недели и значок с числом заявок на этот день — это индикатор-подсказка, не кнопка.

Фильтры и сортировка в шапке таблицы¶

Когда сетка уже собрана, её можно сузить прямо в шапке таблицы — значок-воронка стоит у двух колонок:

ФИО — воронка открывает поле «Введите ФИО»: впишите фамилию и нажмите «Найти» — в сетке останутся только строки этого исполнителя (удобно, когда людей много и глазами не найти). Здесь же в шапке «ФИО» есть стрелки сортировки — упорядочить исполнителей по алфавиту.
Услуга — воронка открывает список услуг с чекбоксами (галочка «Все услуги» отмечает или снимает разом): выберите нужные и нажмите «Применить» — останутся строки только по этим услугам.

Активный фильтр помечается точкой на воронке; «Очистить» в его окне снимает фильтр. Фильтры складываются — можно оставить одного исполнителя по одной услуге.

Шапка колонки «ФИО» в Смарт-табеле NEW с открытым окном фильтра: поле «Введите ФИО» и кнопки «Найти» и «Очистить» — Фильтр по исполнителю: воронка в шапке колонки «ФИО»

Шаг 2. Наполнить заявки исполнителями¶

Включите режим Планирование. Дальше — два действия: добавить исполнителя в строку и поставить его в план кликом по ячейке.

Сетка табеля в режиме Планирование: внизу открыт селект «Новый исполнитель» со списком людей, рядом подсвечена ячейка «Выберите услугу» — Добавить исполнителя: селект «Новый исполнитель» и выбор услуги заявки

1. Добавьте исполнителя в строку. Если нужного человека ещё нет в сетке — в нижней строке откройте селект «Новый исполнитель», выберите его, а в соседней ячейке «Выберите услугу…» укажите услугу заявки (на заявке может быть несколько услуг).

2. Поставьте его в план — кликом по ячейке. Само добавление в строку ещё не ставит исполнителя на заявку. Кликните по его ячейке в день заявки — она станет синей, это и есть «запланирован». Без клика по ячейке выход не появится.

Строки могут заполняться сами. Если исполнители привязаны к клиенту, пустые строки «Новый исполнитель» табель заполнит ими автоматически — не придётся выбирать каждого вручную. Для этого нужны два условия сразу:

В окне «Настройки таблицы» (шестерёнка справа над таблицей, рядом с кнопкой Скачать) включите опцию «Автоматически заполнять табель исполнителями, которые привязаны к данному клиенту» — по умолчанию она выключена.
На вашем стенде должно быть включено автозаполнение табеля — это серверная настройка на стороне GetTask.

Модалка «Настройки таблицы» поверх смарт-табеля: в секции «Опции» включён и подсвечен чекбокс «Автоматически заполнять табель исполнителями, которые привязаны к данному клиенту» — Настройки таблицы: галочка автозаполнения — и привязанные к клиенту исполнители встанут в строки сами

Автозаполнение срабатывает, когда в фильтрах выбран конкретный клиент (не «Все»). Кто уже есть в сетке — не задублируется. Подставятся не все привязанные: система пропустит заблокированных, иностранных исполнителей с просроченными документами и тех, чья зона указана и не совпадает с зоной объекта заявки. Если всё это сходится, а строки не заполняются — напишите в поддержку GetTask: возможно, на стенде не включено серверное разрешение.

Сетка табеля в режиме Планирование, период начинается с дня обрабатываемой заявки: протянута рамка выделения по ячейкам исполнителей этого дня, рядом кнопка-галочка подтверждения — Планировать оптом: рамкой выделяете ячейки нужных исполнителей и дней — галочка ставит всех в план разом

Планируйте оптом — рамкой. Чтобы не кликать каждую ячейку по отдельности, зажмите левую кнопку мыши и протяните рамку по нужным исполнителям и дням. Отпустите — появится кнопка-галочка, нажмите её, и весь выделенный диапазон встанет в план разом. Так удобно закрыть планом неделю или месяц. Повторный проход рамкой по синим ячейкам снимает их с плана; поодиночке клик по белой ставит в план (станет синей), повторный по синей — убирает.

Выделение диапазоном работает и в других режимах — так же оптом можно зафиксировать факт, внести объём (появится поле для значения) или снять исполнителей.

Распланировать можно и со списка заявок — см. Планируемые выходы исполнителей на день.

Заявки «с выплатой через GetTask» наполняются сами: исполнители откликаются и принимают их без вашего клика (помечены значком gt в шапке дня), а факт и объём по ним фиксирует сам исполнитель — из табеля их вести нельзя. Подробнее — список заявок.

Шаг 3. Зафиксировать начало оказания услуг¶

Сетка табеля в режиме Факт: подсвечена синяя (запланированная) ячейка как цель клика и активная кнопка режима Факт над сеткой — Режим Факт: кликните по синей (запланированной) ячейке — отметите начало, она станет фиолетовой

Когда исполнитель приступил к оказанию услуг на объекте, включите режим Факт и кликните по ячейке за этот день — ячейка станет фиолетовой. Повторный клик отменяет отметку. Фиолетовый — это «приступил», но объём ещё не внесён.

Шаг 4. Внести выполненный объём¶

Сетка табеля в режиме Выполненный объем: в ячейке открыто поле ввода значения, рядом зелёные ячейки с уже внесёнными часами; над сеткой виден выпадающий список «в чём показывать объём» — Режим Выполненный объем: поле ввода в ячейке и зелёные ячейки с объёмом

В выпадающем списке над сеткой (без подписи, рядом с фильтрами) выберите, в чём вводите: Часы, Сумму или Выработку.
Включите режим Выполненный объем.
Кликните по ячейке и введите значение — для «Часы» и «Сумму» это количество часов, для «Выработку» — количество единиц выработки.
Ячейка станет зелёной — объём записан.

Зелёный означает, что за этот выход уже есть данные для расчёта суммы. Внесённый объём переводит выход в статус «Выполнена» — именно такие выходы идут в согласование заказчиком и в оплату (как это связано — модель статусов заявки). Дальше выход идёт в акт и оплату — см. Отправить выходы в оплату.

Правите часы или объём выхода, который уже попал в ведомость? Сумма в ведомости — снимок на момент попадания выхода туда, и она не перезаписывается. Разница между старым и новым расчётом уходит на счёт исполнителя отдельной корректирующей операцией (доп. начисление или удержание за переплату), в самой ведомости её нет. Поэтому «Итого» табеля может измениться не так, как вы ожидаете, а часть суммы — жить отдельной строкой на счёте. Подробно, кто и как правит такой выход, — почему часы и объём выхода нельзя изменить.

Шаг 5. Снять исполнителя или внести удержание¶

Сетка табеля в режиме Снять: курсор на ячейке исполнителя, кнопка режима «Снять» активна над сеткой; видно, что ячейка после снятия станет белой — Режим Снять: клик по ячейке убирает исполнителя, она станет белой

Снять — режим «Снять», клик по ячейке снимает исполнителя с заявки как «Срыв», она откатывается в поиск. Причина и последствия — снять или заменить исполнителя.
Прочее — штраф или удержание по выделенному диапазону ячеек одного цвета. Как они устроены — Удержания и штрафы.

Клик по числу план/факт под днём открывает карточку заявки прямо в табеле — там исполнители разложены по услугам, удобно, когда на объекте их много.

Полезные приёмы¶

Весь месяц по объекту в одной сетке. В Периоде задайте текущий месяц — первое и последнее число (период берёт до 31 дня, целый месяц помещается). По столбцам пройдут все дни, и вы разом видите всю ситуацию по объекту: где план уже стоит, где исполнители приступили, по каким дням внесён объём, а где пусто и людей ещё нет. Так дыры в плане и незакрытый объём заметны сразу, не нужно листать по дням.
Создать заявку, не уходя из табеля. Кнопка Создать в панели фильтров открывает форму создания — заявка появится прямо в текущей сетке.
Выгрузить табель в файл. Кнопка Скачать над таблицей открывает окно «Экспорт»: табель в PDF или Excel по текущему отбору — под подпись заказчику или себе для проверки расчёта. Форматы, подписанты и «Без разбивки на листы» — Как выгрузить табель из Смарт-табеля.
Настроить таблицу под себя. Шестерёнка справа над таблицей открывает окно «Настройки таблицы»: дополнительные колонки («Колонки:»), показ суммы, часов и выработки «По всем услугам» или «По конкретной услуге» и опции — «Продвинутый режим работы с таблицей», «Показывать подсказки» (включена по умолчанию) и автозаполнение исполнителями (см. Шаг 2). Кнопка Сбросить возвращает исходные значения. Настройки личные: хранятся в браузере на вашем компьютере, у коллеги за другим компьютером — свои.

Если что-то пошло не так¶

Не получается кликнуть по ячейке. Проверьте режим: в Просмотре клик отключён по замыслу. И клик работает не для любого цвета — например, в Планировании кликаются только белые и синие ячейки (подсказка режима показывает, какие цвета доступны).
Система просит указать клиента и объект. Во всех режимах, кроме Просмотра, сначала выберите конкретные Клиент и Объект.
Не выходит внести удержание на несколько ячеек сразу. В режиме Прочее выделенный диапазон должен быть одного цвета.
Не вижу столбцы за нужные даты. Период ограничен 31 днём — длинный интервал разбейте на части.
У коллеги строки заполняются привязанными исполнителями сами, а у вас — нет. Настройки таблицы личные для каждого рабочего места: включите галку автозаполнения в «Настройках таблицы» у себя (см. Шаг 2). Затем проверьте условия оттуда же: в фильтрах выбран конкретный клиент (не «Все»), к нему привязаны исполнители, их не отсеяли зона объекта, документы или блокировка. Если всё сходится, а строки пустые — напишите в поддержку GetTask: возможно, на стенде не включено серверное разрешение.

Смежное: