Как вести документы исполнителя

Документы исполнителя — паспорт, патент, медкнижка, миграционная карта и сроки их действия. Эта статья показывает, где они лежат, как их загружать и обновлять и как следить за сроками. Сколько документов вести — решает ваша задача: для учёта хватит и без них, для контроля нужно полное оформление.

Создание самого исполнителя — отдельная тема: как создать исполнителя. Здесь — только про документы.

Где лежат документы

Документы хранятся в карточке исполнителя — каждый тип на своей вкладке вверху карточки. Откройте «Исполнители» → «Список» и кликните по ФИО исполнителя — откроется его карточка. Документы — на вкладках вверху карточки.

Состав вкладок, поля и даты каждого типа — в справочнике типов документов.

Карточка исполнителя: вкладка «Паспорт» с датой окончания, вверху — ряд вкладок документов.

Кроме документов на вкладках, в шапке карточки есть две отметки с датами: «Служба безопасности» (дата прохождения проверки СБ) и «Техника безопасности» (дата инструктажа по технике безопасности). Поставьте галочку рядом с отметкой — система запишет сегодняшнюю дату (при необходимости дату можно поправить прямо на месте); снимите галочку — отметка очистится. Пустая отметка — дата не проставлена. На доступ исполнителя к заявкам они не влияют: эти отметки — только для вашего внутреннего учёта.

Шапка карточки: отметки «Служба безопасности» и «Техника безопасности» — галочка ставит сегодняшнюю дату.

Как загружают документы

При оформлении. Если документы нужно не просто загрузить, а собрать и оцифровать (внести данные с фото в систему), их получают через заявку на оформление — как создать такую заявку и кто её обрабатывает, описано отдельно: как оформить исполнителя.

Догрузка, замена и версии в карточке. Когда исполнитель уже в базе, документы вносят и обновляют прямо в карточке. Нажмите Добавить на нужной вкладке, заполните поля и сохраните. Поля в таблице редактируются прямо на месте: нажмите на значение и измените.

Документы хранятся версиями: новый паспорт или патент становится актуальным, прежний остаётся в истории как неактуальный. Удалять старую версию не нужно — просто добавьте новую.

Как следить за сроками

Автоматических напоминаний «документ истекает через N дней» в системе нет — сроки контролируйте сами:

• Даты окончания в карточке. Если миграционная карта просрочена, её дата и вся строка подсвечиваются красным.
• Колонка «Просрочена регистрация» в списке исполнителей. Добавьте её в таблицу. Несмотря на название, она показывает только срок миграционной карты у иностранцев: Да = карта просрочена (строка тоже выделяется). У граждан РФ всегда Нет.

Список исполнителей: колонка «Просрочена регистрация», у граждан РФ — «Нет».

Когда просроченные документы блокируют заявку

Просроченная миграционная карта закрывает иностранцу доступ к заявке с обеих сторон — но по-разному, и это полезно знать, чтобы не искать «пропавшего» исполнителя:

• Исполнитель берёт заявку сам (через ЛК СМЗ) — с просроченной картой система не даст её взять. В сам день окончания срока взять заявку ещё можно, со следующего дня — уже нет.
• Оператор предлагает исполнителю заявку вручную (поле «Новый исполнитель» в карточке заявки или Смарт-табеле) — исполнитель с истёкшей или истекающей сегодня картой (а также с пустой «Датой окончания») молча не показывается в списке подсказок. Никакой ошибки система не выводит — человека просто не найти в выборе.

Обратите внимание: в день окончания срока стороны расходятся — оператор исполнителя в подсказках уже не видит, а сам взять заявку он ещё может. Со следующего дня доступ закрыт с обеих сторон.

Что сделать. Если нужный иностранец не появляется в подсказках, первым делом откройте его карточку и проверьте «Дату окончания» миграционной карты. Внесите актуальную дату — исполнитель сразу снова появится в списке подсказок. Другие причины, почему исполнителя нет в подсказках, — в статье как предложить заявку исполнителям.

Проверка смотрит только на миграционную карту неграждан РФ — гражданина РФ она не касается. Срок патента и медкнижки не проверяется нигде — за ними следите вручную по карточке.

Если что-то пошло не так

• Не нашли вкладку нужного документа — проверьте, что открыли именно карточку исполнителя (а не список). Вкладки документов идут вверху карточки.
• Дата окончания не сохраняется — в поле даты нельзя выбрать день, который уже прошёл: дата окончания должна быть в будущем. Для просроченного документа это ожидаемо — внесите фактические данные, и система покажет его как недействительный.

Обзор раздела — Исполнители.