Перейти к содержанию

Как устроены закрывающие (сверки) с заказчиком

Закрывающие ускоряют сверку с заказчиком. По сформированной сверке система собирает акт, счёт и УПД за период и считает суммы и НДС — документы не нужно верстать вручную. Задолженность и сроки оплаты она тоже показывает; саму оплату вы отмечаете у себя (в том числе из банковской выписки). «Сверка» — то же самое другими словами; дальше ведём слово «Закрывающие» (раздел «Взаиморасчеты → Закрывающие»).

Из выходов исполнителей за период система формирует акт сдачи-приёмки услуг, счёт и УПД — это документы про ваши услуги заказчику. С актами, которые вы подписываете с исполнителями, они не связаны: разные стороны, разные пакеты.

Полный путь закрывающих с заказчиком — от оказанных услуг до закрытия расчёта Путь оператора в Кабинете аутсорсера. Исполнители оказали услуги — за период накопились выходы. Оператор формирует сверку за период по клиенту или объекту. Затем сверяется с заказчиком — согласовывает объём: по дням или сразу за период. После согласования правки задним числом по этим датам закрыты — это состояние, а не отдельный шаг: у дневной сверки блокировка наступает автоматически после подтверждения дня, у периода — жёстко при закрытии сверки, а до закрытия суммы можно зафиксировать вручную кнопкой «Заблокировать операции». Дальше оператор выгружает и отправляет пакет закрывающих — акт, счёт и УПД — заказчику любым привычным каналом. Заказчик вернул подписанные оригиналы — оператор проводит их, создаются проводки, период закрыт. Итог: расчёт закрыт, если оплачено; иначе сумма висит дебиторкой, и по срокам (дедлайн оплаты +14 дней, приостановка обслуживания +21 день) обслуживание клиента приостанавливается. Оплата заказчика — независимая ось: она идёт своим чередом и отмечается вручную либо из банковской выписки, вне цепочки проведения оригиналов. Оказали услуги за период накопились выходы по заявкам Сформировать сверку за период, по клиенту / объекту Сверились с заказчиком согласовали объём (по дням / за период) Правки задним числом закрыты состояние, а не шаг — три механизма* Выгрузить и отправить пакет акт · счёт · УПД, любой канал Провести оригиналы проводки, период закрыт Оплачено — расчёт закрыт иначе сумма висит дебиторкой: дедлайн оплаты +14 дней, приостановка обслуживания +21 день Оплата заказчика вручную или из выписки, вне GetTask идёт своим чередом * дневная сверка — авто после подтверждения дня; период — при «Провести оригиналы»; до закрытия — ручная «Заблокировать операции».
Полный путь: оказали услуги (выходы за период) → сформировали сверку → сверились с заказчиком (по дням или за период) → правки задним числом по этим датам закрыты (состояние, три механизма) → выгрузили и отправили пакет (акт · счёт · УПД) → провели вернувшиеся оригиналы, период закрыт. Итог — расчёт закрыт при оплате, иначе дебиторка и приостановка. Оплата заказчика — независимая ось: отмечается вручную или из выписки, вне цепочки проведения.

Как идёт сверка

Две стадии этого пути стоит развести отдельно:

  • Сверка-согласование — заказчик подтверждает объём. Два пути: по дням — Дневная сверка, заказчик подтверждает каждый день по ссылке (в том числе через ЛК Клиентов), опирается на Согласование заказчиком; за период — заказчик подтверждает или подписывает весь пакет (в ЛК Клиентов кнопкой «Согласовать» либо своей подписью).
  • Заморозка от правок — после согласования часы и объём выхода задним числом уже не изменить. Как именно блокируется (дневная — авто по дню; период — при закрытии; вручную — «Заблокировать операции») и кто может снять — Когда запись нельзя изменить.

Рабочие экраны

Всё живёт в разделе «Взаиморасчеты → Закрывающие». Список показывает сверки по клиентам: период, суммы, два тега статуса и сроки; отсюда же видно дебиторку.

Экран «Взаиморасчеты → Закрывающие»: таблица сверок по клиентам с колонками «Статус», «Статус оплаты», «Задолженность» и итоговой строкой «Итого» внизу
Список закрывающих: сверки по клиентам за периоды, два тега статуса и дебиторка в колонке «Задолженность».
  • Список закрывающих — все сверки, фильтры и колонка «Задолженность» (где смотреть, кто и сколько должен).
  • Детализация — одна сверка изнутри: состав, суммы, реквизиты и действия по ней.
  • Колонки списка — что означает каждый столбец (справочник).

Статусы идут тремя независимыми осями, а не одной цепочкой: статус документов, статус оплаты и состояние самой сверки. Что значит каждый — в справочнике статусов.

Подготовить и выгрузить

Сначала вы формируете сверку за период, заполняете реквизиты и выгружаете пакет для отправки заказчику.

  • Сформировать сверку — создать запись за период. Периоды идут строго подряд: новый начинается со дня после предыдущей сверки, без разрывов и пересечений (произвольный период задать нельзя).
  • Реквизиты закрывающих — номер и дата счёта, единица измерения, подписанты с обеих сторон; заполняются в детализации перед выгрузкой.
  • Выгрузить закрывающие — кнопка «Скачать»: акт, счёт и УПД (УПД — отдельным XML для ЭДО), а также подтверждающие документы.
  • Табель заказчику — детализация выходов для заказчика по часам, поимённо по дням.

Закрыть и оплатить

Когда заказчик вернул подписанные оригиналы, вы проводите их — сверка закрывается, и система создаёт проводки (выручка, при работе с НДС — налог). Оплату заказчика вы отмечаете у себя.

  • Провести оригиналы — закрыть сверку; если закрыли по ошибке, закрытие можно откатить (следующий пункт).
  • Отменить проведение — откат закрытия (проводки снимаются). Откат — это не удаление: закрытую сверку удалить нельзя.

Оплата заказчика вне GetTask — вы регистрируете её как поступление по банку. Поддержана и частичная оплата. Проще всего распознать поступление прямо из выписки — см. Загрузить и разнести банковскую выписку (вместо ручного ввода).

Дебиторка

Дебиторка = Итого − Оплачено.

  • В Списке закрывающих — колонка «Задолженность», строка «Итого» и фильтр «Не оплачено» (срез должников).
  • Сроки: дедлайн оплаты — последний день периода +14 дней; приостановка обслуживания — последний день самой ранней неоплаченной сверки +21 день. Колонка со сроком приостановки краснеет по мере приближения.
  • Учётная сторона (счёт 62) — в Учёте и финансах.

Обмен с заказчиком

Пакет уходит заказчику любым привычным каналом (почта, мессенджер) — отдельный портал не нужен. ЛК Клиентов — необязательное ускорение: если открыть заказчику доступ туда (это другой портал, не Кабинет аутсорсера), он сам видит свой срез сверок, жмёт «Согласовать» и качает документы, не дёргая вас. Онлайн-оплаты в портале нет — деньги в любом случае идут вне GetTask.

Смежное