Как собрать ведомость на оплату исполнителям

Кому доступно: нужна роль с правом на создание ведомостей. Если кнопки «Создать» в «Взаиморасчеты → Ведомости» нет — обратитесь к администратору кабинета.

Поможет собрать ведомость одной формой: задаёте период и фильтры — система сама подбирает исполнителей и их суммы за этот срок. Вручную никого вносить не нужно.

Когда это нужно

Прошёл день, неделя или месяц — пора рассчитаться с исполнителями за оказанные услуги. Ведомость — это список таких расчётов: кто, за что и сколько получает. Вместо того чтобы собирать его руками, вы задаёте условия отбора, а система подтягивает всех подходящих исполнителей за период.

Что такое ведомость и как потом по ней платить — в обзоре Как устроены взаиморасчёты с исполнителями. Здесь — только про сборку состава.

Шаги

1. Откройте «Взаиморасчеты → Ведомости» и нажмите «Создать» — откроется форма «Создать ведомость».
2. Выберите «Тип ведомости» (разбор трёх вариантов — ниже).
3. Укажите «Подотчетное лицо» — поле обязательное, без него ведомость не создать. Кто это и зачем — в статье Подотчётное лицо: зачем оно нужно.
4. Сузьте состав фильтрами (все необязательные):
5. «Клиент» — один или несколько; пусто («Все») — исполнители по всем клиентам;
6. «Объект» — один объект выбранного клиента; пусто («Все») — по всем объектам;
7. «Исполнитель» — если нужна ведомость по конкретному человеку.
8. Заполните «Моя компания» — ваше юрлицо, от имени которого пойдут акты и выплата. Рядом есть галка «по действующему договору»: с ней останутся только исполнители, у кого есть действующий договор с этой компанией.
9. Задайте «Период или дата» — день, неделя или произвольный отрезок, максимум 31 день.
10. При необходимости отфильтруйте состав точнее (разбор — ниже): «Теги», а для типа «За выполненные заявки» — ещё «Самозанятость» и «Гражданство».
11. Нажмите создать. Система подтянет всех исполнителей, у кого за период есть неоплаченные услуги по выбранным клиентам и объектам, и посчитает суммы.

Форма «Создать ведомость»: тип, подотчётное лицо, компания и период.

Частая ошибка: ведомость вышла пустой (Сумма 0). Чаще всего виноват фильтр «Теги»: если там стоит служебный тег (например, «Менеджер»), система оставит только исполнителей с этим тегом — а у полевых исполнителей его нет, и состав схлопывается в ноль. Уберите тег из поля «Теги» и создайте заново.

Какой тип ведомости выбрать

В поле «Тип ведомости» — три варианта:

• «За выполненные заявки» — обычная ведомость за оказанные услуги по выполненным выходам. Основной случай. Только для неё доступны фильтры «Самозанятость» и «Гражданство».
• «Пачка с группировкой по типу исполнителей» — про неё ниже.
• «Авансовая» — предоплата исполнителю до закрытия заявок. Оформляется отдельно — см. Как выплатить аванс исполнителю.

Пачка: несколько ведомостей одной кнопкой

У самозанятых бывает два варианта реквизитов: когда ФИО в реквизитах совпадает с ФИО исполнителя и когда не совпадает. Плюс в составе могут быть иностранцы и не-самозанятые. Чтобы каждый вариант ушёл в банк корректно, исполнителей обычно разводят по отдельным ведомостям — а вручную это долго.

Тип «Пачка с группировкой по типу исполнителей» делает это одной кнопкой: система сама раскладывает исполнителей по типу — иностранцы · самозанятые (ФИО в реквизитах совпадает с ФИО исполнителя) · самозанятые «другая карта» (ФИО не совпадает) · остальные — и создаёт несколько ведомостей сразу, по одной на каждый тип.

У «Пачки» поле периода скрыто: система берёт последние 7 дней по вчерашний день включительно. Это и есть привычный способ закрыть неделю — отдельной «недельной ведомости» в системе нет, неделя собирается тем же периодом.

Точная выборка: теги, самозанятость, гражданство

Когда состава много, форма помогает отобрать именно нужных:

• «Теги» — оставит только исполнителей с выбранным тегом. Сами теги исполнителям проставляют в их списке — см. Как работать со списком исполнителей. Помните про пустую ведомость выше: служебный тег обнулит состав.
• «Самозанятость» — отобрать по типу: «Не самозанятый», «Самозанятый» (ФИО в реквизитах совпадает с ФИО исполнителя), «Самозанятый, другая карта» (ФИО в реквизитах не совпадает с ФИО исполнителя), «НДФЛ 8%» или «Все».
• «Гражданство» — «РФ», «Иностранец» или «Все».

Фильтры делают отбор за вас, но запуск всегда ручной — собрать ведомость по расписанию (раз в неделю или ежедневно автоматически) система не умеет. Почему так и как с этим жить — в статье Как часто идут выплаты исполнителям.

Те же фильтры — из заявок и из табеля

Кроме формы «Создать» в «Ведомостях», ту же сборку можно запустить ещё из двух мест — отбор и форма те же:

• Из «Заявки → В оплату» — отметить готовые выходы галочками и нажать «Отправить в оплату»; система соберёт ведомость из них. Подробно — Как отправить выходы в оплату.

«Заявки → В оплату»: отметьте выходы галочками и нажмите «Отправить в оплату».

• Из Смарт-табеля — под кнопкой «Создать» выбрать «Создать ведомость». Откроется та же форма, причём клиент, объект и период подставятся из фильтров табеля — удобно собрать ведомость сразу по тому срезу, что вы уже смотрите.

В смарт-табеле: «Создать» → «Создать ведомость» — форма откроется с подставленными клиентом, объектом и периодом из фильтров табеля.

Если что-то пошло не так

• Ведомость пустая (Сумма 0) — чаще всего тег в поле «Теги»: уберите и создайте заново. Реже — услуги уже попали в другую ведомость или заявка ещё не подтверждена заказчиком.
• Не хватает исполнителей одного клиента — проверьте, что он выбран в «Клиент» (или поле пустое = «Все») и что «Объект» не сужает состав до одного объекта.
• «Акт не может быть создан без юр. лица» — заполните «Моя компания» при создании: без неё акты для самозанятых не сформируются.

Ведомость собрана — дальше её подписывают и оплачивают: Подписать акты и оплатить. Прочитать суммы и удержания по каждому человеку — в Детализации ведомости. Что значат статусы и почему выплата может не пройти — в справочнике Статусы и ошибки выплат.