Как выдать аванс исполнителю

Авансовая ведомость помогает выдать исполнителям деньги вперёд — до того, как закроется основной расчёт за выполненные заявки. Это удобно, когда люди уже выполнили часть заявок, а полную выплату вы проведёте позже.

Важно сразу: аванс в GetTask — это всегда выдача наличными через подотчётное лицо. Система записывает сумму на баланс исполнителя (уменьшает его остаток), а сами деньги ему отдаёт ваш сотрудник — подотчётное лицо. Перечислить аванс онлайн, как идёт основная выплата через GetTask, нельзя — почему, разбираем ниже.

Когда это нужно

• Исполнитель просит деньги вперёд, не дожидаясь конца расчётного периода.
• Вы регулярно выдаёте подотчётные наличные и хотите, чтобы суммы учитывались в балансе.

Шаги

1. Откройте Взаиморасчеты → Ведомости и нажмите Создать.

2. В поле Тип ведомости выберите Авансовая.

3. Укажите Подотчетное лицо — сотрудника, который держит наличные фирмы под отчёт и фактически выдаёт их исполнителю (что это и как его добавить — Подотчётное лицо). Это поле обязательно. Когда вы закроете ведомость, выданная сумма спишется с подотчёта этого сотрудника (он отчитался, что отдал деньги исполнителю), а долг перед исполнителем уменьшится на ту же сумму.

4. При необходимости сузьте список: Клиент, Объект, Исполнитель, Период или дата, Теги. Если оставить период и клиента пустыми, система наберёт всех исполнителей, которым вы должны (по непогашенному остатку).

   Поиск в поле Исполнитель сейчас работает только после выбора Объекта (или Моей компании — при включённой галке рядом с этим полем). С пустыми фильтрами он никого не покажет — это не значит, что исполнителя нет в базе. Добавить человека можно и после создания — см. Добавить исполнителя после создания.

5. Нажмите Создать — в окне Создать ведомость подтвердите создание. Откроется карточка аванса со списком исполнителей (форма создания — на кадре ниже).

6. Проставьте Сумму аванса каждому в одноимённой колонке. Чтобы задать одинаковую сумму сразу нескольким — отметьте двух и более галочками и впишите её в поле Единый аванс (при одном отмеченном исполнителе поле неактивно). Карточка с суммами — на кадре ниже.

7. Прикрепите фото (например, расписку или ведомость с подписями) — без фото ведомость не закроется. Откройте окно фото значком в шапке карточки и нажмите Добавить фото.

8. Нажмите Закрыть ведомость и подтвердите.

Шаг 5: окно «Создать ведомость» — тип «Авансовая» и подотчётное лицо.

Шаг 6: карточка аванса — проставьте суммы в колонке «Сумма аванса» (или «Единый аванс» сразу нескольким).

Готово — выплата зафиксирована: долг перед каждым исполнителем уменьшится на выданную ему сумму аванса.

⚠️ Закрытие ведомости необратимо. После закрытия суммы фиксируются как выданные: создаются финансовые операции по каждому исполнителю, и отредактировать состав или суммы уже нельзя. Проверьте суммы и подотчётное лицо до нажатия Закрыть ведомость.

Добавить исполнителя после создания

В открытой карточке аванса найдите нижнюю строку таблицы — Новый исполнитель — и начните вводить фамилию. Здесь поиск идёт по всей базе исполнителей, без ограничений окна создания. Выбранный исполнитель добавится строкой с нулевой суммой — проставьте ему Сумму аванса как обычно.

Это же — путь для исполнителя, которому вы должны не за заявки (например, компенсация или бонус): авансовую ведомость можно создать вовсе без исполнителей и добавить нужного вручную. Если долга перед ним нет, понадобится галочка Можно в долг в его строке (о ней — ниже).

Колонки в карточке аванса

Колонка	Что показывает
Остаток	сколько вы уже должны исполнителю на текущий момент
Сумма аванса	сколько выдаёте этим авансом
Можно в долг	разрешить выдать больше, чем вы должны (аванс «в минус» по остатку)

По умолчанию аванс нельзя сделать больше текущего долга перед исполнителем. Если нужно выдать вперёд (когда вы ещё ничего не должны), поставьте галочку Можно в долг в строке исполнителя — тогда сумма пройдёт.

Аванс и выплата через GetTask

Признак «Выплата через GetTask» ставится на самой заявке и задаёт, как пойдёт основной расчёт: по такой заявке GetTask сам ведёт документооборот с самозанятым (договор, акт, чек) и проводит онлайн-выплату. Разбор этого режима — в статье Два режима: с «Выплатой через GetTask» и без.

На аванс это не распространяется. Аванс всегда оформляется одинаково — наличной выдачей через подотчётное лицо с учётом на балансе исполнителя, — независимо от того, как пойдёт основной расчёт по заявке.

Перечислить аванс онлайн, как идёт основная выплата, сейчас нельзя — отдельного способа «выдать аванс через GetTask» в системе нет.

Если что-то пошло не так

• Не находится исполнитель в окне создания — поиск в поле Исполнитель сейчас требует выбранного Объекта или Моей компании (с галкой). Создайте ведомость, не заполняя это поле, и добавьте человека уже в карточке — строкой Новый исполнитель (см. Добавить исполнителя после создания).
• Не получается закрыть ведомость — проверьте, прикреплено ли фото. Без фото система закрытие не пропустит.
• Сумма аванса не сохраняется / «откатывается» — вероятно, она больше текущего долга перед исполнителем. Поставьте галочку Можно в долг в его строке.
• Нужно убрать исполнителя из аванса — удалите его строку (кнопка с корзиной) до закрытия ведомости. После закрытия состав менять нельзя.
• Ошиблись после закрытия — отменить закрытие самостоятельно нельзя; обратитесь в поддержку.