Как работать с разделом «Закупки и Компенсации»

Раздел «Закупки и Компенсации» в Кабинете аутсорсера — единое место, где вы создаёте любой расход: оплату внешнему поставщику или возврат денег исполнителю, который потратил их сам. Здесь разберём, как создать запись и что значит каждое поле. Что происходит с расходом дальше — статусы, кто его одобряет, когда он попадёт в ведомость — в статье Согласование расхода.

Когда это нужно

Когда вы потратили деньги и хотите, чтобы расход попал в учёт по клиенту и периоду:

• закупка — заплатили внешнему поставщику (за услугу, материалы, жильё для бригады);
• компенсация — возвращаете деньги исполнителю, который заплатил из своего кармана.

Оба случая создаются одной и той же формой — отличается только, кого вы указываете контрагентом.

Компенсацией удобно оформить и любую разовую выплату исполнителю, не связанную с конкретной заявкой, — например премию, в том числе бонус «за приведённого друга». Технически это начисление произвольной суммы на счёт исполнителя, которое затем войдёт в его ведомость. Для разовой премии поставьте в «Интервал» один день (одну и ту же дату в «С» и «По») — тогда выплата не разнесётся по месяцам (см. Почему один расход превращается в несколько операций).

Шаги: создать закупку

1. Откройте «Финансы» → «Закупки и Компенсации» и начните создавать новую запись.
2. «Закупка/Компенсация» — выберите «Закупка» (платите внешнему поставщику).
3. «Группа расходов» — выберите одну из:
4. «Производственные расходы» — расходы, связанные с работами по клиенту;
5. «Офисные расходы» — административные расходы (без привязки к клиенту);
6. «ТМЦ» — товарно-материальные ценности (закупка чего-то осязаемого).
7. «Тип расхода» — уточняющий тип из справочника. Он зависит от группы: для производственных и офисных это «Тип расхода», для ТМЦ — «Тип ТМЦ». Если нужного вида расхода в списке нет, его можно добавить в справочнике — см. Как создать статью затрат (тип расхода).
8. «Клиент» — по какому клиенту учесть этот расход в себестоимости его услуг (это потом видно в отчёте «Рентабельность»). Поле появляется для «Производственных расходов» и «ТМЦ»; у «Офисных расходов» клиента нет — это общие расходы компании, к себестоимости конкретного клиента не относятся.
9. Блок «Поставщик» — выберите внешнего поставщика, которому платите (обязательное поле). Ниже, под подзаголовком «Для кого», есть необязательное поле «Исполнитель» — заполняйте, если закупка сделана для конкретного человека.
10. «Сумма» — общий платёж.
11. «Интервал» — период, к которому относится расход: даты «С» и «По» в одном поле выбора диапазона. Поле не показывается, если в группе расходов выбрано «ТМЦ».
12. «Комментарий» — обязательное поле, коротко поясните, за что расход.
13. Нажмите «Создать».

Чем отличается компенсация

Всё то же самое, но на шаге 2 выберите «Компенсация». Тогда в блоке контрагента вместо внешнего поставщика вы указываете исполнителя, которому возвращаете деньги (поле подписано «Поставщик», но выбирается из исполнителей). Остальные поля — группа расходов, сумма, интервал, комментарий — заполняются так же. Так же оформляется и разовая выплата исполнителю, не связанная с его тратами (премия), — см. Когда это нужно выше.

Один расход — один контрагент и один период. Запись привязана к клиенту и интервалу дат, но не к конкретной заявке. Нельзя одной записью разнести расход на несколько заявок или клиентов — на каждый клиент/период создавайте отдельную запись.

Почему один расход превращается в несколько операций

Если «Интервал» захватывает больше одного календарного месяца (пересекает границу месяца), при одобрении расход разносится по месяцам: в системе появляется не одна, а несколько операций, подписанных «часть 1 из 2», «часть 2 из 2» и так далее (этот текст вы видите в карточке исполнителя). Сумма при этом делится между месяцами пропорционально числу дней. Достаточно любого пересечения границы месяца — даже интервал «с 28 мая по 2 июня» уже даст две части.

Например, компенсация 10 000 ₽ с интервалом с середины мая по начало июня станет двумя операциями — часть за май и часть за июнь.

Три момента, которые стоит знать заранее:

• Так учёт остаётся честным. Себестоимость каждой части ложится в свой месяц, поэтому рентабельность по клиенту за месяц считается корректно — иначе кросс-месячный расход целиком свалился бы в один месяц и картина себестоимости по месяцам поехала бы.
• Итог к выплате не меняется. Сумма делится между месяцами, а не удваивается: в примере 10 000 ₽ так и останутся 10 000 ₽, просто двумя строками.
• Нужна одна операция — держите интервал внутри одного календарного месяца. Для разовой выплаты проще всего поставить одну дату в «С» и «По».

Что происходит после «Создать»

По созданному расходу деньги ещё не уходят — расход здесь это заявка на трату, а не уже потраченные деньги. Сначала расход проходит одобрение: его подтверждает сотрудник, у которого есть такое право, а для группы «ТМЦ» — отдельно подтверждается поступление ценностей. Весь жизненный цикл — статусы расхода, кто его одобряет и отклоняет, когда он попадёт в ведомость исполнителя — в статье Согласование расхода.

Как найти ранее созданный расход

Список расходов открывается на том же экране. Чтобы не листать всё подряд:

• фильтр по периоду — по умолчанию показывается текущий месяц;
• фильтр по статусу — например, только «новый» или «одобрен»;
• поиск — по комментарию, поставщику, ФИО исполнителя, сумме или автору записи.

Если что-то пошло не так

• Не вижу поля «Интервал». В «Группе расходов» выбрано «ТМЦ» — для него период не запрашивается. Если расход относится к диапазону дат, выберите «Производственные» или «Офисные расходы».
• Нет нужного типа расхода. Список типов ведётся в справочнике — недостающий вид расхода можно добавить туда самостоятельно, см. Как создать статью затрат (тип расхода).
• Нет поля «Клиент». Выбраны «Офисные расходы» — у них привязки к клиенту нет. Для расхода по клиенту выберите «Производственные расходы» или «ТМЦ».
• Нужно разнести один платёж на две заявки или двух клиентов. Так нельзя: один расход относится к одному клиенту и периоду. Создайте отдельную запись на каждый случай.
• Компенсация превратилась в несколько операций «часть N из M». Так и задумано: интервал захватил границу месяца, и расход разнёсся по месяцам. Сумма при этом не изменилась — она поделена между месяцами. Нужна одна операция — задайте интервал в пределах одного месяца, см. Почему один расход превращается в несколько операций.

Что дальше

• Платите за жильё исполнителю посуточно, а не разовой суммой поставщику? Это Как работать с разделом «Суточные».