Подотчётное лицо: зачем оно нужно и почему без него не создать ведомость¶
Разберём, что такое подотчётное лицо в Кабинете аутсорсера, в каких схемах оно реально работает, а в каких остаётся формальностью, и какую пользу даёт в учёте — чтобы поле «Подотчетное лицо» в форме ведомости не вызывало вопросов.
Что такое подотчётное лицо¶
Подотчётное лицо — это ваш сотрудник, через которого компания выдаёт наличные деньги: аванс исполнителям на руки, расчёт по ведомости наличными, деньги на закупки.
Компания выдаёт ему сумму «под отчёт», он тратит её по назначению и отчитывается: столько-то отдал исполнителям, столько-то потратил на закупку, остаток вернул в кассу.
Чтобы эти деньги не терялись из виду, система при создании подотчётного лица сразу ведёт по нему отдельный учёт: видно, сколько сотруднику выдано, на что списано и какой остаток за ним числится. Вести кассовые тетрадки и сводить расчёты вручную не нужно — учёт ведёт система.
В системе подотчётным лицом назначается исполнитель: в справочнике вы выбираете его из общего списка исполнителей. Поэтому сотрудник, который будет раздавать наличные, должен быть создан в системе как исполнитель.
Когда подотчётное лицо участвует в деньгах, а когда остаётся формальностью¶
Участвует в движении денег — во всех наличных схемах:
- Аванс. Аванс в GetTask — это всегда выдача наличных через подотчётное лицо: система записывает сумму на баланс исполнителя, а деньги отдаёт ваш сотрудник. Как оформить — в статье Как выдать аванс исполнителю.
- Ведомость с расчётом на руки. Когда вы платите исполнителям наличными, ведомость остаётся документом учёта, а деньги проходят через подотчётное лицо. Про ведомости — в статье Собрать ведомость.
- Закупки и компенсации. Когда сотрудник оплачивает закупку или компенсацию наличными, оплату можно провести с его подотчёта. Про сами расходы — в статье Как работать с разделом «Закупки и Компенсации».
Остаётся формальностью — при онлайн-выплате через GetTask:
- Что происходит с деньгами. Когда деньги уходят самозанятому на карту прямо со счёта вашего юрлица, физического посредника в цепочке нет: наличные никто не выдаёт и отчитываться за них некому. Банковские выплаты проходят при оплате актов, а при закрытии ведомости система записывает их проводками со счёта юрлица — по счёту подотчётного лица не появляется ни одной операции.
- Почему поле всё равно обязательное. Указать подотчётное лицо в форме ведомости всё равно придётся — поле обязательное, но в этой схеме оно остаётся просто реквизитом документа. Кого ставить в этом случае — ниже, в разделе про создание ведомости.
Как система понимает, какая схема перед ней¶
В форме ведомости переключателя «наличная/онлайн» нет. Схему задают:
- заявка — галка «Выплата через GetTask» плюс юрлицо в поле «Моя компания»;
- акты — оплачены ли они онлайн.
При закрытии ведомости система это проверяет: акты есть и оплачены онлайн — суммы спишутся со счёта юрлица; во всех остальных случаях — со счёта подотчётного лица.
Почему система требует его при создании ведомости¶
В форме «Создать ведомость» поле «Подотчетное лицо» обязательное.
Причина в том, что ведомость — это документ о выдаче денег, и для наличной схемы система должна заранее знать, через кого пойдут деньги: при закрытии ведомости выданные суммы спишутся именно с подотчёта этого сотрудника.
Что с этим делать на практике:
- Платите наличными — укажите того сотрудника, который реально выдаст деньги. Рядом с полем есть кнопка-плюс: если нужного человека в списке нет, она открывает справочник, где его можно добавить.
-
Платите онлайн через GetTask — поле остаётся реквизитом документа: деньги уходят исполнителю по его реквизитам, наличные через подотчётное лицо не проходят.
А если вы собираете выплаты со страницы «Заявки → В оплату», система подставит подотчётное лицо в ведомость сама — то, которое было создано в справочнике первым (самое раннее, а не первое по алфавиту), выбирать его вручную не нужно.
Поменять подотчётное лицо в уже созданной ведомости или авансе может пользователь с правом «Ведомости, назначение подотчетного лица» или «Ведомости, закрывать (для руководителя)» — права настраиваются через роли, см. Роли и доступы.
Как движутся деньги через подотчётное лицо¶
Порядок простой: сотруднику выдают сумму под основание (ведомость, аванс или закупку), он раздаёт её исполнителям или платит за закупку, а неизрасходованный остаток возвращает. Сколько за ним числится сейчас и сколько выдано под каждую ведомость, видно в списке ведомостей («Взаиморасчеты → Ведомости») — колонки «Подотчетное лицо» и «Выдано подотчетному лицу».
Саму выдачу и возврат остатка вы оформляете в разделе «Финансы → Журнал операций» — там же система ведёт учёт расчётов с сотрудником, чтобы кассовые тетрадки не приходилось сводить вручную. Как это устроено и как оформить выдачу — в статье Журнал операций и обзоре Учёт и движение денег.
Остаток и историю операций по подотчётным видно там же — в «Финансы → Журнал операций». Счёт «71. Расчёты с подотчётными лицами» показывает общий остаток, а по значку «+» он раскрывается до конкретного сотрудника — под ним его остаток и все движения: что выдано, что списано на выплаты и закупки, что возвращено.
⚠️ Закрывая наличную ведомость, сначала оформите выдачу денег. Система этот порядок не проверяет: без выдачи закрытие всё равно пройдёт, но за сотрудником повиснет «минусовой» долг — по учёту он раздал то, что ему не выдавали. Привязать выдачу задним числом уже не получится. Подробнее — в Журнале операций.
Где создать подотчётное лицо¶
Справочник живёт в разделе «Настройки → Подотчётные лица». В нижней строке выберите исполнителя из списка (поле «Подотчетное лицо») и нажмите «Добавить» — система сразу создаёт для него счёт учёта (он появляется тут же, в колонке «Счёт»: «71. Расчёты с подотчётными лицами»). Отдельно человека сюда не «регистрируют» — он должен быть уже создан как исполнитель.
Здесь же подотчётное лицо можно удалить — тогда его счёт закрывается. Но если лицо уже указано хотя бы в одной ведомости или авансе, система не даст его удалить — так защищается история расчётов.