Перейти к содержанию

Первые шаги: от настройки до первой выплаты

Цель — впервые создать заявку и заплатить исполнителю. Сначала нужно один раз завести клиента, а дальше каждая выплата идёт по накатанной.

В итоге исполнитель получает деньги на карту, его доход автоматически регистрируется в ФНС (чек формируется сам), а договор и акт по сделке система оформляет за вас. Вам не нужно ни переводить деньги вручную, ни заполнять бумаги.

На последних шагах исполнитель подключается со своего телефона — примет заявку и подпишет акт в пару нажатий. Это его привычные действия в приложении.

Какой путь ваш? Если вы ведёте работу руками и заявок немного — идите по этому туториалу: заведёте клиента, настроите услугу со ставками и будете создавать заявки в смарт-табеле.

Если заявок много и проще задать суммы списком, не настраивая тарифы, — есть короткий путь: завести клиента, а заявки с суммами загрузить импортом из Excel. Сумму вы указываете прямо в файле, поэтому услугу со ставками настраивать заранее не нужно — импорт создаст её и заявки сам. Подробно — в статье Как импортировать заявки из Excel.

Что понадобится

  • Доступ в ваш Кабинет аутсорсера (рабочий кабинет вашей компании) — адрес вида ваша-компания.gettask.ru, логин и пароль. Их выдаёт GetTask при подключении.
  • Контакт исполнителя (телефон), которого вы пригласите на шаге 3. Если исполнитель уже заведён в системе — этот шаг пропустите.

Всё остальное — реквизиты вашей компании, юрлица, номинальный счёт, шаблоны документов, роли — при подключении настраивает GetTask. Вы начинаете с чистого операционного контура: клиентов и заявок пока нет, и именно их вы сейчас создадите.

Это один сквозной путь «как всё связано». Развилки и тонкие настройки вынесены в плашки со ссылками — нырнёте туда, когда понадобится.

Шаг 1. Войдите в рабочий кабинет и осмотритесь

Откройте адрес рабочего кабинета в браузере и войдите под своим логином и паролем.

Слева — меню разделов. По ходу пути вам понадобятся четыре: «Заявки», «Исполнители», «Клиенты», «Взаиморасчеты». Пока разделы почти пустые — это нормально, вы только начинаете.

Зачем. Чтобы дальше понимать, где что лежит, и не искать кнопки наугад.

Шаг 2. Заведите клиента, объект и услугу со ставками

С клиента начинается всё: заявки создаются для клиента, на его объекте, по его услугам со ставками. Хорошая новость — клиента, его первый объект и услугу заводят в одном окне.

  1. Откройте «Клиенты → Список» и нажмите «Создать клиента». Откроется окно «Новый клиент».
  2. Заполните верхнюю часть:
  3. «Название клиента» — начните вводить, система подскажет компанию по базе.
  4. «Моя компания» — ваше юрлицо, от которого вы работаете с этим заказчиком (оно идёт в договоре с клиентом). Уже заведено GetTask — просто выберите из списка.
  5. «Дата заключения договора».
  6. Блок «Объект» — место, где будут идти работы: «Название объекта», «Город» и адрес.
  7. Блок «Услуги» — здесь вы задаёте, какую работу и по какой ставке будут выполнять. В строке услуги заполните:
  8. «Название» — выберите услугу из списка.
  9. «Минималка, часов» — сколько часов за заявку оплатят минимум.
  10. «Ставка, клиент, р/час» — сколько за час платит вам клиент.
  11. «Ставка, исполнитель, р/час» (с подсказкой «Без учёта НПД/НДФЛ») — сколько за час получит исполнитель на руки; налог система добавит сверху сама.

Нужно несколько услуг — нажмите «Добавить услугу» и заполните ещё строку. 5. Заполните «Контактное лицо» (имя и телефон) и нажмите «Создать».

Зачем. Ставка «клиент» и ставка «исполнитель» вы задаёте отдельно, и разница между ними — ваша наценка. Без услуги со ставкой по заявке нечего будет посчитать, поэтому это делается сразу при создании клиента.

Платить можно не только за час — но и за смену, объём или фиксированную цену из заявки. См. Способы расчёта оплаты, а про ставки и налог — Как задать ставку исполнителя.

Шаг 3. Пригласите исполнителя

Чтобы исполнитель появился у вас и мог брать заявки, он регистрируется как самозанятый в ЛК СМЗ (личном кабинете самозанятого) — по ссылке-приглашению вашего рабочего кабинета:

https://npd.gettask.ru/r/c/поддомен-вашего-кабинета

Подставьте поддомен вашего рабочего кабинета (для romashka.gettask.ru → https://npd.gettask.ru/r/c/romashka). Отправьте ссылку исполнителю — он пройдёт короткую регистрацию и станет самозанятым в системе.

Зачем. Автоматическая выплата работает только самозанятым: система регистрирует их доход в налоговой. Поэтому исполнителю нужно зарегистрироваться как самозанятый и подключить GetTask как партнёра в приложении «Мой Налог» ФНС — скачать и зарегистрироваться можно на npd.nalog.ru/app.

Если исполнитель уже заведён в системе — пропустите этот шаг.

Приглашать можно и массово: разослать приглашения по SMS и загрузить реестр исполнителей списком. Это удобно, когда исполнителей много — см. Как пригласить исполнителей массово.

Шаг 4. Создайте заявку с галочкой «Выплата через GetTask»

Заявку можно создать двумя путями — оба ведут к одной форме, для первого раза подойдёт любой. Выбирайте по характеру работы:

  • «Заявки → Список» удобен, когда заявок много, в каждой немного людей, а адресов за день набегает много (промоутеры, мобильные грузчики, разъездная работа). Единица в списке — отдельная заявка/адрес.
  • «Заявки → Смарт-табель NEW» удобен, когда на один объект выходит много людей (и/или сразу на несколько дней). Это таблица-расписание вроде Google-таблицы: строки — исполнители, столбцы — дни. Прямо в ячейке вы предлагаете исполнителю заявку на конкретный день, а потом видите ход выполнения.

Ниже ведём через Смарт-табель; Список — равноценная альтернатива по тому же критерию выбора.

  1. Откройте «Заявки → Смарт-табель NEW».
  2. Нажмите «Создать» и выберите «Создать заявку» — откроется окно «Создание заявки».
  3. Заполните:
  4. «Дата заявки» и «Во сколько начать».
  5. «Клиент» и «Объект» — те, что завели на шаге 2 (адрес и контактное лицо подставятся сами).
  6. По нужной услуге укажите «Людей» — сколько исполнителей требуется (и при необходимости плановые «Часов»).
  7. Обязательно отметьте галочку «Выплата через GetTask» и выберите «Моя компания» (юрлицо, от которого вы платите). Без этой галочки заявка создастся в другом режиме — без автоматической выплаты.
  8. Нажмите создать.

Зачем именно эта галочка. Только «Выплата через GetTask» включает автоматическую выплату: банк и регистрация дохода в налоговой потом отрабатывают сами.

Заводить заявки можно и пачкой — импортом из Excel или Планфикса (с выбором клиента, объекта, юрлица и режима выплаты через GetTask): как это сделать, описано в Как импортировать заявки из Excel.

Шаг 5. Предложите заявку исполнителю

В Смарт-табеле NEW вы работаете как в Google-таблице — никаких кнопок и контекстных меню. Переключите таблицу в режим планирования (тот, где вы предлагаете исполнителю заявку), найдите ячейку на пересечении строки исполнителя и нужного дня и отметьте её кликом. Ячейка станет синей — заявка предложена этому исполнителю на этот день.

Если исполнителя ещё нет в таблице, добавьте его строку: в пустой строке, в колонке ФИО, есть поле с подсказкой «Новый исполнитель» — начните вводить ФИО, выберите нужного из подсказок, и он появится в таблице. Выбрать можно только исполнителя, уже заведённого в системе (того, кого вы пригласили на шаге 3); создать нового прямо здесь нельзя.

Так же просто это делается и оптом: протяните выделение по нескольким ячейкам — сразу по нескольким исполнителям или дням — и предложите заявку всем разом.

Предложить заявку вы можете адресно. Исполнитель также видит подходящие заявки у себя в приложении ЛК СМЗ и может откликнуться сам.

Исполнитель видит и может взять заявку, только если его регион совпадает с регионом объекта заявки. Ещё он должен быть самозанятым и оставаться в пределах своего годового лимита по налогу на профессиональный доход (НПД). Если по нему есть стопор — система скажет.

Зачем. Так система понимает, кому адресована заявка. Дальше слово за исполнителем. Про режимы таблицы и что означает каждый цвет ячейки — см. Как планировать заявки в Смарт-табеле.

Шаг 6. Исполнитель подтверждает заявку → формируется договор

Этот шаг делает исполнитель. В своём приложении ЛК СМЗ он открывает заявку и нажимает «Взять в работу» (в окне подтверждения сказано, что откликом он подписывает договор). По подтверждению автоматически формируется договор между ним и вашим юрлицом.

Зачем. Договор — основание для работы и выплаты. Пока исполнитель не подтвердил заявку, двигаться дальше нельзя. Если он медлит — напомните, но сделать этот шаг за него нельзя. Что и в каком порядке делает исполнитель на своей стороне, подробно описано в инструкции для него: взять заявку, отметить работу, подписать акт.

Сформируется ли договор автоматически — зависит от настроек вашего рабочего кабинета. Если по подтверждённой заявке договора не видно, обратитесь к администратору или в поддержку.

Шаг 7. Исполнитель отмечает выполнение → формируется акт

И это делает исполнитель — буквально в одно нажатие в приложении ЛК СМЗ. Он нажимает «Направить акт» — часы или объём система подставляет сама, из плана заявки, вводить их исполнителю не нужно. По этой кнопке акт формируется автоматически, на сумму по ставке из шага 2. Фото в режиме выплаты через GetTask не требуется.

В Смарт-табеле вы наблюдаете движение по цвету ячейки: синяя — заявка предложена, фиолетовая — исполнитель подтвердил (взял в работу), зелёная — работа выполнена. Всё это отмечает сам исполнитель в своём ЛК — вам остаётся видеть результат по цвету, делать ничего не нужно.

«Направить акт» — это ещё не подпись: действие лишь создаёт акт. Подписывает исполнитель отдельно и позже, на шаге 8.

Зачем. Так фиксируется факт работы, а акт — документ, по которому пойдёт выплата.

Шаг 8. Подпись акта и запуск оплаты

Дальше акт нужно подписать с обеих сторон. Подписывают по-разному:

  • Исполнитель подписывает в ЛК СМЗ в любой момент, независимо от ведомости: на странице акта кнопки «Скачать акт» (ознакомиться) и «Подписать акт». Кода вводить не нужно.
  • Вы подписываете со своей стороны в рабочем кабинете — в ведомости («Взаиморасчеты → Ведомости»), кнопкой «Подписать акт(ы) и оплатить счет». Это одно действие: оно и подписывает акт с вашей стороны, и запускает оплату. Система проверяет баланс, присылает SMS с кодом на телефон вашего юрлица, вы вводите код — платёж стартует.

Как акт попадёт в ведомость — зависит от настроек вашего рабочего кабинета: при включённой настройке ведомость создаётся сама, как только исполнитель направил акт; без неё ведомость собирает и отправляет в оплату оператор вручную.

Статус акта виден на странице «Заявки → В оплату» в колонке «Статус акта»: «Не подписан», «Подписан исполнителем», «Подписан заказчиком», «Подписан обеими сторонами», «Спор».

Если не согласны с часами, объёмом или суммой — стороны действуют по-разному. Вы правите цифры сами: поправьте часы, объём или сумму прямо в ячейке на странице «Заявки → В оплату». Пока исполнитель акт не подписал и оплата не запущена — тот же акт просто пересчитается. А если уже подписал — прежний акт аннулируется, взамен формируется новый со статусом «Спор»: исполнителю уходит уведомление «Заказчик отклонил акт №… Сформирован новый акт №…», и он подписывает акт заново. Исполнитель оспаривает акт в своём ЛК, пока сам его не подписал: его цифры сразу применяются к тому же акту, статус остаётся «Не подписан», уведомления вам не приходит — изменение вы увидите только по цифрам (как это выглядит у него — Как оспорить акт). Вручную вынимать акт из ведомости не нужно: пока оплата не запущена, всё переделывается само. После старта оплаты ведомость неизменяема — правки и спор заблокированы. Что значит каждый статус акта — в справочнике Статусы и ошибки выплат.

Шаг 9. Деньги уходят

После того как вы нажали «Подписать акт(ы) и оплатить счет», платёж идёт сам: банк переводит деньги исполнителю, а доход регистрируется в налоговой — при условии, что на номинальном счёте вашей компании хватает средств. Если баланса не хватит, платёж встанет в ожидание до пополнения.

Выплата зависла или не проходит — см. Если выплата не проходит — что делать.

Готово

Вы прошли весь путь до первой автоматической выплаты: завели клиента с услугой, пригласили исполнителя, создали заявку с галочкой «Выплата через GetTask». Исполнитель взял её в работу, направил акт, обе стороны подписали — и деньги ушли сами через банк и налоговую.

Главное на будущее: в этом режиме часть шагов делает исполнитель — берёт заявку, направляет акт и подписывает его в своём приложении. Без этого выплата не двинется, и это нормально: система не платит в обход исполнителя.

Куда дальше: